Tokeny KSeF po 2026 roku: do kiedy działają i czy przejść na certyfikat?

Co mówią dziś przepisy?

Token KSeF to ciąg znaków, którym program do faktur loguje się do KSeF w imieniu firmy. Generujesz go w Aplikacji Podatnika KSeF i przy generowaniu wybierasz jego uprawnienia, na przykład wystawianie i przeglądanie faktur.

Obowiązujące rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dopuszcza uwierzytelnianie tokenem tylko do 31 grudnia 2026 r. (§ 13 ust. 1 pkt 1). Ten termin wiąże, dopóki zmiana rozporządzenia nie zostanie ogłoszona w Dzienniku Ustaw.

Co zmienia projekt nowelizacji?

27 października 2026 r. w Rządowym Procesie Legislacyjnym pojawił się projekt zmiany tego rozporządzenia (wykaz prac nr 138/2026). Według projektu:

• token wygenerowany przed 1 stycznia 2027 r. zadziała najpóźniej do 30 listopada 2027 r.,
• token wygenerowany od 1 stycznia 2027 r. będzie ważny najwyżej 365 dni od dnia wygenerowania albo od daty wskazanej przez podatnika,
• przepis wydłużający działanie dotychczasowych tokenów ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r., a pozostałe zmiany 1 stycznia 2027 r.

Na stronie o certyfikatach Ministerstwo Finansów pisze, że tokeny, wbrew pierwotnym założeniom, zostaną utrzymane bezterminowo. Bezterminowo dotyczy metody logowania, nie pojedynczego tokenu: według projektu każdy token będzie miał termin ważności.

Projekt może się jeszcze zmienić. Dopóki nowelizacja nie zostanie ogłoszona, wiąże termin 31 grudnia 2026 r. Ten poradnik zaktualizujemy po publikacji.

Token czy certyfikat KSeF: czym się różnią?

Ministerstwo zaznacza, że certyfikaty i tokeny nie są funkcjonalnie równoważne. Najważniejsze różnice:

Czy trzeba teraz zmienić token na certyfikat?

Jeśli token działa, nie musisz robić tego dziś. Warto jednak zaplanować zmianę, bo w każdym scenariuszu token działa krócej niż certyfikat:

• jeśli nowelizacja nie wejdzie w życie przed końcem roku, token przestanie działać 1 stycznia 2027 r.;
• jeśli wejdzie, token wygenerowany przed 2027 r. zadziała najpóźniej do 30 listopada 2027 r., a nowe tokeny trzeba będzie odnawiać co najwyżej co 365 dni;
• certyfikat KSeF działa do 2 lat.

Najprościej przejść na certyfikat przy okazji, jeszcze w grudniu. Koniec roku to czas zamknięć w wielu firmach, więc nie zostawiaj tego na ostatni dzień.

Jak bezpiecznie korzystać z tokenu?

• Nadaj tokenowi tylko potrzebne uprawnienia. Do wystawiania i pobierania faktur w programie wystarczą „Wystawianie faktur” i „Przeglądanie faktur”; „Zarządzanie uprawnieniami” nie jest potrzebne.
• Wygeneruj osobny token dla każdego programu, aby w razie potrzeby wyłączyć tylko jeden.
• Pełna wartość tokenu jest pokazywana tylko raz. Nie wysyłaj jej e-mailem ani w zgłoszeniach do pomocy technicznej.
• Nieużywane tokeny unieważnij w Aplikacji Podatnika KSeF.

Jak przejść z tokenu na certyfikat w KSeF Canvas?

1. Złóż wniosek o certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF i zapisz pliki .crt i .key. Opisujemy to w poradniku Certyfikat KSeF krok po kroku.
2. W KSeF Canvas otwórz Ustawienia → KSeF, wybierz Certyfikat, wskaż oba pliki i wpisz hasło do klucza.
3. Kliknij Zapisz certyfikat, a potem Sprawdź połączenie. Certyfikat zastępuje zapisany wcześniej token.