Certyfikat KSeF krok po kroku: jak go uzyskać i podłączyć do programu

Czym jest certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF to cyfrowe poświadczenie, którym program do faktur loguje się do KSeF. Składa się z dwóch plików:

• certyfikatu (.crt), który w razie potrzeby pobierzesz z KSeF ponownie,
• klucza prywatnego (.key), który powstaje na Twoim komputerze i jest chroniony hasłem. KSeF nie pozwala pobrać go drugi raz.

Certyfikat jest bezpłatny i ważny do 2 lat. Sam nie nadaje uprawnień: KSeF osobno sprawdza, co osoba lub firma z certyfikatem może robić w imieniu danego NIP.

Jaki typ certyfikatu wybrać?

We wniosku wybierasz jedno z dwóch przeznaczeń:

• Uwierzytelnienie w systemie KSeF – do logowania programu, wystawiania i pobierania faktur online. Tego potrzebujesz w programie do faktur.
• Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy – do oznaczania faktur kodem w trybach offline24, offline i awaryjnym. Takim certyfikatem nie zalogujesz się do KSeF.

Jeśli wystawiasz faktury wyłącznie online, wystarczy pierwszy.

Krok po kroku: wniosek w Aplikacji Podatnika KSeF

1. Otwórz Aplikację Podatnika KSeF 2.0. Certyfikat z wersji testowej albo demo nie zadziała w środowisku produkcyjnym, i odwrotnie.
2. Zaloguj się Profilem Zaufanym przez login.gov.pl albo podpisem kwalifikowanym i wybierz firmę po NIP. Nie loguj się tokenem KSeF: po takim logowaniu nie złożysz wniosku o certyfikat.
3. Wybierz Wnioskuj o certyfikat. Wpisz rozpoznawalną nazwę, na przykład nazwę programu. W polach Hasło i Powtórz hasło ustaw hasło do klucza i zapisz je.
4. Kliknij Generuj i zapisz plik .key. To Twój klucz prywatny.
5. W części Przesłanie wniosku zaznacz Uwierzytelnienie w systemie KSeF. Jako początek ważności zostaw dzisiejszą datę.
6. Kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu. Jeśli status się nie zmienia, użyj Odśwież. Gdy certyfikat będzie gotowy, wybierz Pobierz certyfikat i zapisz plik .crt.

W spółce wniosek składa osoba, która ma w KSeF uprawnienia do działania w imieniu firmy. Jak je nadać, opisuje podręcznik Aplikacji Podatnika KSeF.

Jak podłączyć certyfikat do programu do faktur?

Programy przyjmują certyfikat jako parę plików .crt i .key z hasłem albo jako jeden plik .p12 lub .pfx. W KSeF Canvas:

1. Otwórz Ustawienia → KSeF i wybierz Certyfikat.
2. Wybierz format Dwa pliki z KSeF: .crt i .key, wskaż oba pliki z tego samego wniosku i wpisz hasło do klucza.
3. Kliknij Zapisz certyfikat, a potem Sprawdź połączenie. Aplikacja pokaże, czy KSeF przyjął certyfikat i jakie uprawnienia ma firma. Jeśli KSeF go odrzuci, zobaczysz powód, na przykład unieważnienie.

Jak chronić plik .key i hasło?

• Nie wysyłaj ich nikomu, także pomocy technicznej. Program potrzebuje ich tylko raz, przy podłączeniu.
• Zgubiony plik .key oznacza nowy wniosek o certyfikat. Plik .crt pobierzesz ponownie.
• Jeśli podejrzewasz wyciek, unieważnij certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF i złóż nowy wniosek.
• KSeF Canvas szyfruje klucz przed zapisem. Szczegóły opisujemy na stronie Bezpieczeństwo.

Co zrobić, gdy certyfikat wygasa?

Certyfikat działa najwyżej 2 lata. Przed końcem ważności złóż nowy wniosek i podłącz nowe pliki tak samo jak za pierwszym razem. KSeF Canvas ostrzega 30 dni przed wygaśnięciem certyfikatu, a datę ważności widzisz w ustawieniach KSeF.