Pobierz cały pakiet jako plik tekstowy UTF-8. Potwierdzenie indywidualnej umowy i zamówień otrzymasz w aplikacji.
1. Strony, przedmiot i czas
Klient wskazany w potwierdzeniu jest administratorem danych powierzonych, a Mateusz Dąbrowski IT, Nieciecz 42, 08-470, Polska, NIP 5322115266 — procesorem (adres do doręczeń: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska). Jeśli klient sam jest procesorem, potwierdza upoważnienie administratora do dalszego powierzenia; niniejsze obowiązki stosuje się odpowiednio. Umowa jest zawierana elektronicznie wraz z kontem, bez dodatkowej opłaty, i obowiązuje przez świadczenie oraz zwrot i usuwanie danych, w tym ograniczoną retencję kopii.
Przedmiot i cel: techniczna obsługa fakturowania, przechowywanie, porządkowanie, odczyt, walidacja, przekształcanie do XML/PDF, przesyłanie do KSeF, uzgadnianie wyniku, eksport, zabezpieczenie, przywracanie i usunięcie. Nie przetwarzamy treści faktur do reklamy ani trenowania modeli.
Odpowiedzialność procesora wobec klienta z tytułu tej umowy ogranicza punkt 8 regulaminu w zakresie i na warunkach tam określonych. Nie dotyczy to roszczeń osób, których dane dotyczą.
2. Osoby i dane
Kategorie osób: klienci i kontrahenci klienta, jednoosobowi przedsiębiorcy, ich przedstawiciele i osoby kontaktowe, pracownicy wskazani w dokumentach oraz uprawnieni użytkownicy. Dane: imiona i nazwiska, nazwy, NIP i inne wymagane identyfikatory podatkowe, adresy, dane kontaktowe, rachunki, pozycje, kwoty i opisy transakcji, metadane faktur, XML, UPO, PDF, szkice i statusy. Poświadczenia KSeF i identyfikatory dostępu przetwarzamy wyłącznie dla uprawnionych operacji i ich bezpiecznego zakończenia.
Usługa nie wymaga danych z art. 9 lub 10 RODO ani kopii dokumentów tożsamości. Klient minimalizuje opisy i nie wprowadza takich danych bez uzgodnienia niezbędności, podstawy oraz dodatkowych zabezpieczeń. Przypadkowe umieszczenie danych wrażliwych nie wyłącza obowiązków ochrony procesora.
3. Instrukcje i poufność
Udokumentowane instrukcje obejmują umowę, konfigurację, autoryzowane działania w aplikacji i polecenia osoby upoważnionej przekazane bezpiecznym kanałem. Dotyczy to także ujawnień i transferów. Procesor nie ustala odrębnych celów dla danych powierzonych. Jeśli przetwarzanie wymaga prawa UE lub państwa członkowskiego, informuje klienta przed wykonaniem, o ile prawo tego nie zabrania.
Procesor niezwłocznie zawiadamia, jeśli jego zdaniem instrukcja narusza przepisy o ochronie danych, i wstrzymuje sporną czynność do wyjaśnienia. Dopuszcza do danych tylko osoby upoważnione, zobowiązane do poufności ustawowo lub umownie, w zakresie niezbędnym do zadania. Poufność trwa po zakończeniu współpracy.
4. Środki techniczne i organizacyjne — załącznik bezpieczeństwa
Środki dobieramy do ryzyka według art. 32 RODO i regularnie oceniamy: TLS w przesyle, prywatne obiekty z autoryzacją właściciela obszaru, weryfikacja tożsamości przez Clerk, ponowna weryfikacja dla zamknięcia i odłączenia, ograniczony dostęp operatora z aktualnym MFA, kontrola uprawnień KSeF oraz odseparowanie środowisk.
Poświadczenia KSeF i chronione pola są szyfrowane AES-GCM z kontekstem obszaru i celu, z identyfikacją klucza i kontrolowaną rotacją. Nie deklarujemy osobnego klucza dla każdego klienta. Klucze i kopie odzyskiwania przechowujemy poza repozytorium, z ograniczeniem dostępu. Treści faktur i sekrety nie należą do zwykłych logów ani metadanych Clerk.
Idempotencja operacji, limity żądań, sprawdzanie podpisów callbacków, kontrola integralności plików, audyt ważnych zmian, rozdzielone prywatne kopie i niezależny rejestr blokad/usunięć ograniczają skutki awarii. Przywracanie odbywa się w izolacji z zamkniętymi bramkami operacyjnymi, ponownym zastosowaniem usunięć i uzgodnieniem niepewnych wyników. Testujemy odtwarzanie i skuteczność zabezpieczeń. Nie deklarujemy certyfikacji ISO, bezawaryjności ani zatwierdzonego SLA.
5. Dalsi procesorzy i transfery
Klient udziela ogólnego pisemnego upoważnienia do korzystania z dalszych procesorów wymienionych w wykazie dostawców stanowiącym załącznik tej wersji. Wykaz wskazuje funkcje, dane, lokalizacje i status. Dostawca oznaczony jako niewłączony nie może otrzymać danych w ramach tej funkcji przed zakończeniem wymaganej weryfikacji.
O planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego procesora informujemy indywidualnie na trwałym nośniku co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem przez niego przetwarzania powierzonych danych. Zawiadomienie wskazuje dostawcę, funkcję, zakres danych, lokalizacje, zabezpieczenia i planowaną datę zmiany. Klient może w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić uzasadniony sprzeciw związany z ochroną danych. Wspólnie szukamy alternatywy; jeśli nie jest dostępna, klient może bez dodatkowych kosztów zakończyć dotkniętą usługę przed zmianą, otrzymać dane i proporcjonalny zwrot niewykorzystanej opłaty. Samo opublikowanie nowej listy nie zastępuje zawiadomienia.
Zawiadomienia o zmianach u dostawców przekazujemy klientowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od ich otrzymania. Krótsze zawiadomienie dostawcy nie skraca powyższych terminów klienta. Jeśli nie możemy zapewnić tych terminów lub rozwiązać sprzeciwu przed zmianą, uzgadniamy z dostawcą wyłączenie danych klienta z tej zmiany, a gdy nie jest to możliwe — kończymy korzystanie z dotkniętej usługi dostawcy dla tych danych przed zmianą, zapewniając klientowi zwrot danych i proporcjonalny zwrot niewykorzystanej opłaty. Dotyczy to również danych już przechowywanych; samo zatrzymanie nowych zapisów nie wystarcza. Niniejszy tryb dotyczy zmiany dalszych procesorów i nie skraca terminów zmiany regulaminu ani nie zmienia umów zawartych wcześniej.
Nakładamy na dalszego procesora co najmniej równoważne obowiązki ochrony danych w umowie i pozostajemy odpowiedzialni za ich wykonanie wobec klienta. Transfery poza EOG wymagają właściwej podstawy rozdziału V RODO, oceny jej zastosowania i środków uzupełniających, gdy potrzebne. Udostępniamy informacje o stosowanym mechanizmie i kopię zabezpieczeń z koniecznymi redakcjami.
6. Pomoc, żądania i naruszenia
Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, pomagamy realizować prawa osób, bezpieczeństwo, ocenę ryzyka i skutków oraz uprzednie konsultacje z organem (art. 32–36 RODO). Żądanie osoby dotyczące danych klienta przekazujemy klientowi bez zbędnej zwłoki; nie rozstrzygamy go samodzielnie bez instrukcji lub obowiązku prawnego. Pomoc konieczna do wykonania tych obowiązków nie może być uzależniona od uznaniowej opłaty.
O naruszeniu ochrony powierzonych danych zawiadamiamy klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu; celem operacyjnym jest pierwsze zawiadomienie w ciągu 24 godzin, nawet jeśli ustalenia są niepełne. Podajemy znany charakter, kategorie i przybliżoną liczbę osób i rekordów, możliwe skutki, działania zaradcze i kontakt. Przekazujemy dalsze informacje etapami, zabezpieczamy dowody i pomagamy w zgłoszeniach. Nie czekamy 72 godzin z poinformowaniem klienta. Klient decyduje o swoich zgłoszeniach do organu i osób. Kontakt: support@ksefcanvas.pl.
7. Informacje i audyty
Udostępniamy informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO, umożliwiamy audyty i inspekcje przez klienta lub upoważnionego niezależnego audytora i współpracujemy. Zwykle najpierw wykorzystujemy dokumenty i zdalne dowody, a termin oraz bezpieczny dostęp uzgadniamy z wyprzedzeniem. Nie wyłącza to inspekcji wymaganej prawem, po naruszeniu lub przy uzasadnionym podejrzeniu niezgodności. Chronimy przy tym sekrety i dane innych klientów. Uzgodnienia organizacyjne ani poufność nie mogą pozbawić prawa skutecznego audytu.
8. Zwrot i usunięcie
Według wyboru klienta po zakończeniu świadczenia zwracamy dane przez eksport i usuwamy kopie albo usuwamy bez zwrotu, chyba że prawo UE lub państwa członkowskiego wymaga przechowania. Standardowe zamknięcie zapewnia 30 dni na odczyt i eksport; wcześniejsze usunięcie lub inny sposób zwrotu można zlecić pomocy. Eksport zawiera dane robocze i zachowane dokumenty, nie obejmuje sekretów ani pełnych numerów kart. Eksport obejmuje także przechowywane faktury sprzedażowe i zakupowe pobrane z KSeF. Przy zmianie dostawcy okres przejściowy i następujący po nim co najmniej 30-dniowy okres pobrania danych wynikają z punktu 10 regulaminu.
Po terminie dane robocze podlegają usunięciu zgodnie z retencją. Krótkie odroczenie z powodu niepewnej operacji, aktywnego eksportu lub udokumentowanego obowiązku jest rejestrowane i przeglądane; nie jest bezterminową zgodą na przechowywanie. Kopie są izolowane od zwykłego użycia do ich wygaśnięcia. Przed uruchomieniem odtworzonego systemu ponownie stosujemy blokady i usunięcia. Na żądanie potwierdzamy zakończenie procesu oraz wskazujemy pozostałe kategorie, podstawę i termin. Własne dokumenty księgowe i dowody umowy operator przetwarza jako administrator, odrębnie od powierzonych treści faktur.