Regulamin usługi KSeF Canvas

1. Strony i zawarcie umowy

Usługodawcą jest Mateusz Dąbrowski IT, Nieciecz 42, 08-470, Polska, NIP 5322115266, przedsiębiorca wpisany do CEIDG. Stałe miejsce wykonywania działalności podano powyżej. Adres do doręczeń, reklamacji i odstąpienia: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska. Kontakt elektroniczny: support@ksefcanvas.pl. Umowę zawieramy po polsku z przedsiębiorcą wskazanym przy tworzeniu obszaru. Usługa nie jest przeznaczona do zakupów prywatnych konsumentów.

Osoba tworząca obszar działa we własnym imieniu jako przedsiębiorca albo zgodnie z zasadami reprezentacji lub pełnomocnictwem firmy; obejmuje to zakup usługi i powierzenie danych. Składa odrębne oświadczenie o umocowaniu. Logowanie Google, weryfikacja e-mail, NIP, GUS ani posiadanie certyfikatu lub tokenu KSeF nie są weryfikacją umocowania do zawarcia umowy. Uprawnienie techniczne do operacji KSeF nie zastępuje tego umocowania. Nie zbieramy rutynowo kopii dowodów osobistych. Przy uzasadnionych wątpliwościach możemy poprosić o proporcjonalne potwierdzenie umocowania i ograniczyć ryzykowne operacje do wyjaśnienia. Nie przekazujemy danych spornemu reprezentantowi wyłącznie na podstawie NIP.

Przed zatwierdzeniem formularza możesz poprawić dane, przeczytać i zapisać cały pakiet. Umowa o konto, próbę i powierzenie zostaje zawarta z chwilą skutecznego utworzenia obszaru po przyjęciu oświadczeń przez serwer. Otrzymujesz imienne potwierdzenie z pełnym tekstem przyjętych dokumentów, wersją, sumą kontrolną i czasem przyjęcia, do zapisania jako plik. Potwierdzenia są dostępne w aplikacji także po zakończeniu abonamentu. Zachowaj plik poza kontem; sam odnośnik do strony nie zastępuje potwierdzenia.

2. Zakres i wymagania

Jedno konto obsługuje jednego właściciela i jedną aktywną firmę. Zakres obejmuje kontrahentów, produkty, szablony danych bez limitu liczby aktywnych szablonów, szkice, obsługiwane warianty FA(3), w tym zaliczki, rozliczenia i korekty, wysyłkę online do KSeF, uzgodnienie statusu oraz dostępne XML, UPO i standardowy PDF. Potrzebujesz internetu, aktualnej przeglądarki obsługującej JavaScript, pliki do pobrania i sesję logowania oraz zweryfikowanego adresu e-mail. Nie zapewniamy pracy offline, Offline24, QR II, trybów awaryjnych, zespołów, importu historii zakupowej ani integracji księgowych.

Operacje KSeF wymagają poświadczeń oraz aktualnie zweryfikowanych uprawnień dla właściwego NIP i środowiska. Środowiska TEST i DEMO nie wystawiają faktur produkcyjnych. Walidacja techniczna nie rozstrzyga podatkowej ani gospodarczej prawidłowości dokumentu. Klient sprawdza treść przed wysłaniem. Stan niepewny jest uzgadniany; nie należy ponownie wystawiać tej samej faktury. Usługa jest niezależna od Ministerstwa Finansów i nie stanowi doradztwa podatkowego ani archiwum zastępującego obowiązki klienta.

Wystawianie w procedurze VAT marża nie jest obsługiwane. Wysyłka online wymaga daty wystawienia zgodnej z bieżącą datą w Polsce (Europe/Warsaw), także bezpośrednio przed wysłaniem. Szkic z inną datą wymaga poprawienia i ponownego zatwierdzenia. Nie zmieniamy daty utrwalonego dokumentu automatycznie ani nie ponawiamy niepewnej wysyłki bez uzgodnienia wyniku.

3. Próba i zamówienie Studio

Próba trwa dokładnie 30 dni od pierwszej aktywacji na koncie, bez karty, bez opłat i bez automatycznej konwersji. Zamknięcie lub odtworzenie obszaru nie odnawia próby. Po próbie nowe wystawianie jest zablokowane, ale odczyt i eksport danych pozostają dostępne do zamknięcia zgodnie z retencją.

Studio kosztuje 40 zł netto plus 9,20 zł VAT (23%), czyli 49,20 zł brutto za miesiąc, również pierwszy. Oferta dotyczy polskich klientów biznesowych rozliczanych w PLN. Płatny zakup jest osobnym zamówieniem z obowiązkiem zapłaty i osobną zgodą na płatności cykliczne. Nie ma minimalnego zobowiązania dłuższego niż opłacony okres. Płatny dostęp aktywujemy po weryfikacji płatności. Okres rozliczeniowy wynika z danych Stripe i może nakładać się na pozostałą próbę; próba ani późniejsze przetworzenie potwierdzenia płatności nie wydłużają tego okresu.

Stripe obsługuje Checkout, cykliczne płatności kartą i portal klienta. Potwierdzenie zamówienia utrwala ofertę i oświadczenia przed przekierowaniem do Stripe; samo potwierdzenie zamówienia nie powoduje zawarcia płatnej umowy subskrypcji ani nie potwierdza zapłaty. Płatną umowę zawieramy z chwilą skutecznej pierwszej płatności za daną subskrypcję. Datę i godzinę tej płatności ustalamy na podstawie potwierdzenia dostawcy płatności. Po weryfikacji otrzymujesz odrębne potwierdzenie z datą zawarcia i przyjętymi warunkami. Porzucone i wygasłe próby płatności nie zużywają ochrony pierwszego zakupu. Daty okresu i status są widoczne w aplikacji. Dokument Stripe nie zastępuje wymaganej faktury podatkowej operatora.

4. Odnowienia i anulowanie

Abonament odnawia się co miesiąc do wyłączenia odnowienia w portalu Stripe dostępnym z aplikacji. Zrób to przed datą kolejnego obciążenia. W razie niedostępności portalu zgłoś dyspozycję na support@ksefcanvas.pl; liczy się chwila otrzymania zgłoszenia. Anulowanie zatrzymuje przyszłe odnowienia i pozostawia opłacony dostęp do końca okresu. Nie jest odstąpieniem, zwrotem ani usunięciem danych. Cofnięcie anulowania w portalu jest ponownym włączeniem odnowień na pokazanych tam warunkach.

Nieudane odnowienie daje siedem dni ochrony od końca poprzedniego opłaconego okresu. Po tym czasie nowe wystawianie ustaje. Ochrona nie dotyczy końca próby ani planowego zakończenia anulowanego abonamentu. Karta i wymagane 3DS są obsługiwane w Stripe. Niepewny wynik uzgadniamy przed kolejną próbą; nie obiecujemy automatycznego skutecznego odzyskania płatności.

5. Odstąpienie i uprawnienia jednoosobowych przedsiębiorców

Osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z działalnością, lecz niemającą dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG, korzysta z ochrony przewidzianej m.in. w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta oraz art. 385(5) Kodeksu cywilnego. Sam NIP, faktura na firmę ani wybór rodzaju klienta nie wyłączają tych praw. Nie wymagamy zrzeczenia się ochrony; wątpliwości można wyjaśnić po zawarciu umowy.

Umownie przyznajemy każdemu klientowi prawo odstąpienia bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od zawarcia umowy o konto oraz osobno od pierwszego skutecznie opłaconego zakupu subskrypcji. Termin liczymy od następnego dnia po zawarciu umowy, według daty w Polsce; jeśli ostatni dzień przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, upływa następnego dnia, który nie jest takim dniem. Nie ogranicza to praw ustawowych uprawnionego jednoosobowego przedsiębiorcy, w tym przedłużenia terminu w przypadkach ustawowych. Zwykłe miesięczne odnowienie tej samej subskrypcji nie jest nową umową. Nowa subskrypcja po zakończeniu poprzedniej podlega odrębnej ocenie praw ustawowych, choć nie odnawia dobrowolnej gwarancji pierwszego zakupu. Przy braku pewnych danych o dacie lub uprawnieniu przyjmujemy oświadczenie i wyjaśniamy sprawę indywidualnie; brak przycisku lub wyświetlonego terminu nie wyłącza prawa.

Rozpoczęcie usługi od razu wymaga osobnego wyraźnego żądania. Nie jest zgodą na utratę prawa odstąpienia. W razie odstąpienia w terminie nie pobieramy opłaty proporcjonalnej za wykorzystaną usługę, także gdy rozpoczęła się na żądanie klienta. Wniosek można wysłać przed upływem terminu e-mailem lub pocztą. Formularz z następnego akapitu jest dobrowolny. Formularz w aplikacji od razu udostępnia potwierdzenie do pobrania i zleca automatyczne doręczenie potwierdzenia PDF e-mailem. Gdy wysyłka jest niedostępna, operator zapewnia potwierdzenie otrzymania bez zbędnej zwłoki inną obsługiwaną drogą. Brak wiadomości nie zmienia skuteczności ani chwili otrzymania oświadczenia; zatrzymujemy odnowienia i zwracamy objęte odstąpieniem płatności w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą, chyba że uzgodnisz inną bez dodatkowych kosztów. Nie uzależniamy skuteczności odstąpienia od działania panelu ani eksportu.

Wzór: Do Mateusz Dąbrowski IT, adres do doręczeń: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska, support@ksefcanvas.pl. Niniejszym odstępuję od umowy o [konto / subskrypcję Studio], zawartej dnia […]. Firma / imię i nazwisko: […]. Adres: […]. Identyfikator obszaru lub zamówienia (jeśli znany): […]. Data: […]. Podpis tylko przy wersji papierowej. W aplikacji, w sekcji „Umowy i prawa klienta”, możesz również wybrać „Odstąp od umowy tutaj”, sprawdzić wskazaną umowę i potwierdzić oświadczenie. System zapisuje chwilę otrzymania i udostępnia pełne potwierdzenie do pobrania, niezależnie od dostępności Stripe. Użycie formularza nie wyłącza drogi e-mail ani pocztowej.

Odstąpienie od zakupu kończy płatne świadczenie; nie usuwa automatycznie dokumentów. Odstąpienie od całej usługi uruchamia zwrot danych i zamknięcie. Zapewniamy możliwość bezpłatnego otrzymania treści klienta w powszechnie używanym formacie; ustawowych praw zwrotu treści nie ograniczają techniczne limity eksportu ani zamknięcie konta. W razie braku dostępu obsługuje je pomoc.

6. Reklamacje, zgodność i zwroty

Zgłoś problem na adres kontaktowy, podając dane pozwalające znaleźć konto, opis i oczekiwane rozwiązanie. Nie wymagamy szczególnego formularza. Odpowiadamy w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji. Nie przesyłaj haseł, poświadczeń KSeF ani pełnych faktur zwykłym e-mailem; uzgodnimy bezpieczny kanał.

Dla uprawnionych jednoosobowych przedsiębiorców stosujemy ustawowe zasady zgodności usługi cyfrowej z umową: doprowadzenie do zgodności bez kosztów, w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności, a w przypadkach ustawowych obniżenie ceny lub odstąpienie. Odpowiadamy za zgodność przez okres dostarczania usługi, w tym potrzebne aktualizacje bezpieczeństwa. Nie wyłączamy ochrony przed niedozwolonymi postanowieniami ani innych bezwzględnie obowiązujących praw.

Poza odstąpieniem i reklamacją zwykłe anulowanie nie rodzi automatycznie zwrotu za niewykorzystaną część miesiąca. Jeśli kończymy usługę bez winy klienta przed końcem opłaconego okresu, zwracamy proporcjonalną część ceny. Zwrot płatności i korekta faktury to osobne czynności; uzgadniamy oba dokumenty. Pełny zwrot lub spór płatniczy może wymagać wyjaśnienia dostępu, lecz nie blokuje eksportu. Dostępne ustawowo są pomoc rzecznika konsumentów i właściwych podmiotów pozasądowych; udział operatora wymaga zasad właściwego postępowania.

7. Czas trwania, zamknięcie i naruszenia

Umowa o konto trwa do rozwiązania. Możesz zakończyć ją w dowolnym momencie przez zamknięcie obszaru po ponownej weryfikacji tożsamości lub zgłoszenie do pomocy. Zamknięcie zatrzymuje odnowienia, nowe zapisy i operacje KSeF, odłącza poświadczenia i pozostawia przez 30 dni odczyt oraz eksport. Cofnięcie zamknięcia w tym terminie nie wznawia odnowień ani poświadczeń. Dalsze usunięcie opisuje polityka retencji.

Nie wolno używać cudzych danych bez podstawy, naruszać bezpieczeństwa ani obchodzić uprawnień. Możemy zawiesić operacje w zakresie koniecznym do ochrony danych, wyjaśnienia wiarygodnego sporu o umocowanie lub wykonania obowiązku prawnego. Informujemy o przyczynie i sposobie wyjaśnienia, chyba że prawo zabrania. Przed rozwiązaniem z powodu usuwalnego naruszenia wyznaczamy co najmniej siedem dni na naprawę; przy poważnym bezprawnym działaniu lub bezpośrednim zagrożeniu możemy rozwiązać umowę niezwłocznie. Umożliwiamy bezpieczny zwrot danych uprawnionemu podmiotowi, także gdy zwykły dostęp jest zablokowany.

Zmiana dostawcy jest odrębną procedurą od natychmiastowego zamknięcia obszaru. Możesz ją rozpocząć w ustawieniach lub przez pomoc, przenieść dane do innego dostawcy albo własnej infrastruktury. Jej zasady opisuje punkt 10; samo zgłoszenie zmiany nie zamyka konta ani nie odłącza integracji.

8. Awarie, zmiany i odpowiedzialność

Utrzymujemy usługę z należytą starannością; brak umownego SLA nie znosi odpowiedzialności ustawowej. O znanych istotnych przerwach i planowanej konserwacji informujemy w aplikacji lub e-mailem, a jeśli możliwe — z wyprzedzeniem. Zależność od KSeF i Stripe nie stanowi ogólnego wyłączenia odpowiedzialności. W razie awarii klient korzysta z dostępnych zgodnych z prawem alternatyw; aplikacja nie realizuje trybów offline.

Wobec klienta, któremu nie przysługuje ochrona przewidziana dla jednoosobowych przedsiębiorców na prawach konsumenta (punkt 5), nasza odpowiedzialność za szkody związane z umową, łącznie za wszystkie zdarzenia w okresie kolejnych 12 miesięcy, jest ograniczona do sumy opłat zapłaconych nam przez tego klienta za daną firmę w ciągu 12 miesięcy poprzedzających pierwsze z tych zdarzeń, nie mniej jednak niż 1 000 zł. Wobec takiego klienta nie odpowiadamy za utracone korzyści, przerwy w jego działalności ani za kary i odszkodowania należne od niego osobom trzecim. Nie odpowiadamy za skutki działania lub niedostępności KSeF, Stripe, Google ani innych usług, z których klient korzysta na podstawie własnych umów, w zakresie, w jakim nie są one następstwem naszego naruszenia umowy. Nie odpowiadamy za podatkowe i gospodarcze skutki treści dokumentu, którą klient zatwierdził przed wysłaniem (punkt 2).

Za naruszenie umowy powierzenia odpowiadamy wobec klienta nieobjętego ochroną z punktu 5 do wysokości dwukrotności sumy opłat, o której mowa w poprzednim akapicie, nie mniej jednak niż 5 000 zł. Nie ogranicza to praw osób, których dane dotyczą, ani odpowiedzialności wynikającej z art. 82 RODO w zakresie, w jakim prawo nie pozwala jej umownie ograniczyć.

Ograniczenia z dwóch poprzednich akapitów nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie lub przez rażące niedbalstwo, szkody na osobie ani przypadków, w których prawo nie pozwala ograniczyć odpowiedzialności. Wobec klienta objętego ochroną z punktu 5 stosujemy w pełni przepisy ustawowe; postanowienia te nie wyłączają ani nie ograniczają jego praw. W razie wątpliwości, czy klientowi przysługuje ochrona, przyjmujemy jego oświadczenie i wyjaśniamy sprawę indywidualnie.

Zmiany warunków mogą wynikać ze zmiany prawa, bezpieczeństwa, dostawcy lub koniecznej zmiany funkcjonalności, a wobec klientów nieobjętych ochroną z punktu 5 także ze zmiany warunków handlowych lub rozkładu ryzyka. W każdym przypadku zachowujemy opisane dalej w tym punkcie terminy i prawo klienta do rozwiązania umowy przed zmianą. Informację z pełnym tekstem nowej wersji, przyczyną, datą i prawami klienta doręczamy na trwałym nośniku co najmniej 30 dni wcześniej. Nie działają wstecz. Zmiana ceny lub zgody na odnowienia wymaga nowej wyraźnej akceptacji przed obciążeniem według nowych warunków; w razie jej braku nie odnawiamy na nowych warunkach. Klient może rozwiązać umowę przed zmianą. Nie ogranicza to ustawowych praw wobec zmian usługi cyfrowej, w tym prawa zakończenia przy zmianie negatywnie wpływającej na dostęp lub korzystanie w stopniu większym niż nieznaczny.

Stosujemy prawo polskie z zachowaniem przepisów bezwzględnie obowiązujących. Nie narzucamy uprawnionym klientom wyłącznej właściwości sądu siedziby operatora. Regulamin, umowa powierzenia, prywatność, retencja i wykaz dostawców tworzą wersjonowany pakiet; w sprawach powierzenia pierwszeństwo ma umowa powierzenia.

10. Zmiana dostawcy i przeniesienie danych

Nie wymagamy okresu wypowiedzenia przed rozpoczęciem przenoszenia. Standardowy okres przejściowy zaczyna się po otrzymaniu żądania i trwa do 30 dni. W tym czasie nadal świadczymy usługę na dotychczasowych warunkach i pomagamy bezpiecznie przenieść dane. Klient może wskazać dłuższy okres lub zakończyć przenoszenie wcześniej. Nie pobieramy opłaty za zmianę dostawcy, eksport ani pomoc w przeniesieniu; zwykłe opłaty za trwające świadczenie pozostają należne bez dodatkowej kary za wyjście.

Udostępniamy dane w ZIP z plikami JSON, zachowanymi XML, UPO i PDF oraz indeksem i sumami SHA-256. Zakres obejmuje dane firmy, kontrahentów, produktów, szablonów i szkiców, historię faktur i dostępne dokumenty z KSeF, także zakupy. Kategorie i ograniczenia opisuje /przenoszenie-danych. Pomagamy wyjaśnić strukturę, sprawdzić kompletność i uzgodnić większy eksport. Nie zapewniamy identycznego działania innego programu; współpracujemy w zakresie koniecznym do przeniesienia.

Po potwierdzeniu zakończenia przenoszenia przez klienta kończymy umowę dotyczącą obszaru, zatrzymujemy odnowienia i uruchamiamy co najmniej 30 dni na dodatkowe pobranie danych. Można w tym okresie ponownie utworzyć eksport; siedmiodniowe wygaśnięcie pojedynczego ZIP nie skraca okresu dostępu do danych. Następnie usuwamy dane zgodnie z polityką retencji, z odrębnymi obowiązkami dotyczącymi prawnie zachowanych dowodów i kopii. Potwierdzamy zakończenie umowy. Klient może także wybrać usunięcie bez przeniesienia w zwykłej procedurze zamknięcia.

Jeżeli 30-dniowy okres przejściowy jest technicznie niewykonalny, w ciągu 14 dni roboczych od żądania przekazujemy trwałe zawiadomienie z uzasadnieniem i alternatywnym terminem, nie dłuższym niż siedem miesięcy. Nie zastępujemy tym swobodnego wyboru dłuższego okresu przez klienta. Nie usuwamy danych z powodu samego przekroczenia planowanej daty podczas wyjaśniania problemu. Uzgadniamy bezpieczny dostęp i termin, dokumentujemy postęp oraz informujemy o znanych zagrożeniach ciągłości.