KSeF Canvas — public-v6-2026-11-05

Obowiązuje od: 2026-11-10

Regulamin usługi KSeF Canvas

1. Strony i zawarcie umowy

Usługodawcą jest Mateusz Dąbrowski IT, Nieciecz 42, 08-470, Polska, NIP 5322115266, przedsiębiorca wpisany do CEIDG. Stałe miejsce wykonywania działalności podano powyżej. Adres do doręczeń, reklamacji i odstąpienia: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska. Kontakt elektroniczny: support@ksefcanvas.pl. Umowę zawieramy po polsku z przedsiębiorcą wskazanym przy tworzeniu obszaru. Usługa nie jest przeznaczona do zakupów prywatnych konsumentów.

Osoba tworząca obszar działa we własnym imieniu jako przedsiębiorca albo zgodnie z zasadami reprezentacji lub pełnomocnictwem firmy; obejmuje to zakup usługi i powierzenie danych. Składa odrębne oświadczenie o umocowaniu. Logowanie Google, weryfikacja e-mail, NIP, GUS ani posiadanie certyfikatu lub tokenu KSeF nie są weryfikacją umocowania do zawarcia umowy. Uprawnienie techniczne do operacji KSeF nie zastępuje tego umocowania. Nie zbieramy rutynowo kopii dowodów osobistych. Przy uzasadnionych wątpliwościach możemy poprosić o proporcjonalne potwierdzenie umocowania i ograniczyć ryzykowne operacje do wyjaśnienia. Nie przekazujemy danych spornemu reprezentantowi wyłącznie na podstawie NIP.

Przed zatwierdzeniem formularza możesz poprawić dane, przeczytać i zapisać cały pakiet. Umowa o konto, próbę i powierzenie zostaje zawarta z chwilą skutecznego utworzenia obszaru po przyjęciu oświadczeń przez serwer. Otrzymujesz imienne potwierdzenie z pełnym tekstem przyjętych dokumentów, wersją, sumą kontrolną i czasem przyjęcia, do zapisania jako plik. Potwierdzenia są dostępne w aplikacji także po zakończeniu abonamentu. Zachowaj plik poza kontem; sam odnośnik do strony nie zastępuje potwierdzenia.

2. Zakres i wymagania

Jedno konto obsługuje jednego właściciela i jedną aktywną firmę. Zakres obejmuje kontrahentów, produkty, szablony danych bez limitu liczby aktywnych szablonów, szkice, obsługiwane warianty FA(3), w tym zaliczki, rozliczenia i korekty, wysyłkę online do KSeF, uzgodnienie statusu oraz dostępne XML, UPO i standardowy PDF. Potrzebujesz internetu, aktualnej przeglądarki obsługującej JavaScript, pliki do pobrania i sesję logowania oraz zweryfikowanego adresu e-mail. Nie zapewniamy pracy offline, Offline24, QR II, trybów awaryjnych, zespołów, importu historii zakupowej ani integracji księgowych.

Operacje KSeF wymagają poświadczeń oraz aktualnie zweryfikowanych uprawnień dla właściwego NIP i środowiska. Środowiska TEST i DEMO nie wystawiają faktur produkcyjnych. Walidacja techniczna nie rozstrzyga podatkowej ani gospodarczej prawidłowości dokumentu. Klient sprawdza treść przed wysłaniem. Stan niepewny jest uzgadniany; nie należy ponownie wystawiać tej samej faktury. Usługa jest niezależna od Ministerstwa Finansów i nie stanowi doradztwa podatkowego ani archiwum zastępującego obowiązki klienta.

Wystawianie w procedurze VAT marża nie jest obsługiwane. Wysyłka online wymaga daty wystawienia zgodnej z bieżącą datą w Polsce (Europe/Warsaw), także bezpośrednio przed wysłaniem. Szkic z inną datą wymaga poprawienia i ponownego zatwierdzenia. Nie zmieniamy daty utrwalonego dokumentu automatycznie ani nie ponawiamy niepewnej wysyłki bez uzgodnienia wyniku.

3. Próba i zamówienie Studio

Próba trwa dokładnie 30 dni od pierwszej aktywacji na koncie, bez karty, bez opłat i bez automatycznej konwersji. Zamknięcie lub odtworzenie obszaru nie odnawia próby. Po próbie nowe wystawianie jest zablokowane, ale odczyt i eksport danych pozostają dostępne do zamknięcia zgodnie z retencją.

Studio kosztuje 40 zł netto plus 9,20 zł VAT (23%), czyli 49,20 zł brutto za miesiąc, również pierwszy. Oferta dotyczy polskich klientów biznesowych rozliczanych w PLN. Płatny zakup jest osobnym zamówieniem z obowiązkiem zapłaty i osobną zgodą na płatności cykliczne. Nie ma minimalnego zobowiązania dłuższego niż opłacony okres. Płatny dostęp aktywujemy po weryfikacji płatności. Okres rozliczeniowy wynika z danych Stripe i może nakładać się na pozostałą próbę; próba ani późniejsze przetworzenie potwierdzenia płatności nie wydłużają tego okresu.

Stripe obsługuje Checkout, cykliczne płatności kartą i portal klienta. Potwierdzenie zamówienia utrwala ofertę i oświadczenia przed przekierowaniem do Stripe; samo potwierdzenie zamówienia nie powoduje zawarcia płatnej umowy subskrypcji ani nie potwierdza zapłaty. Płatną umowę zawieramy z chwilą skutecznej pierwszej płatności za daną subskrypcję. Datę i godzinę tej płatności ustalamy na podstawie potwierdzenia dostawcy płatności. Po weryfikacji otrzymujesz odrębne potwierdzenie z datą zawarcia i przyjętymi warunkami. Porzucone i wygasłe próby płatności nie zużywają ochrony pierwszego zakupu. Daty okresu i status są widoczne w aplikacji. Dokument Stripe nie zastępuje wymaganej faktury podatkowej operatora.

4. Odnowienia i anulowanie

Abonament odnawia się co miesiąc do wyłączenia odnowienia w aplikacji, w ustawieniach planu; portal klienta Stripe dostępny z aplikacji służy do zarządzania kartą. Zrób to przed datą kolejnego obciążenia. W razie niedostępności aplikacji zgłoś dyspozycję na support@ksefcanvas.pl; liczy się chwila otrzymania zgłoszenia. Anulowanie zatrzymuje przyszłe odnowienia i pozostawia opłacony dostęp do końca okresu. Nie jest odstąpieniem, zwrotem ani usunięciem danych. Ponowne włączenie odnowienia w aplikacji przed końcem opłaconego okresu przywraca odnowienia na pokazanych tam warunkach.

Nieudane odnowienie daje siedem dni ochrony od końca poprzedniego opłaconego okresu. Po tym czasie nowe wystawianie ustaje. Ochrona nie dotyczy końca próby ani planowego zakończenia anulowanego abonamentu. Karta i wymagane 3DS są obsługiwane w Stripe. Niepewny wynik uzgadniamy przed kolejną próbą; nie obiecujemy automatycznego skutecznego odzyskania płatności.

5. Odstąpienie i uprawnienia jednoosobowych przedsiębiorców

Osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z działalnością, lecz niemającą dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG, korzysta z ochrony przewidzianej m.in. w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta oraz art. 385(5) Kodeksu cywilnego. Sam NIP, faktura na firmę ani wybór rodzaju klienta nie wyłączają tych praw. Nie wymagamy zrzeczenia się ochrony; wątpliwości można wyjaśnić po zawarciu umowy.

Umownie przyznajemy każdemu klientowi prawo odstąpienia bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od zawarcia umowy o konto oraz osobno od pierwszego skutecznie opłaconego zakupu subskrypcji. Termin liczymy od następnego dnia po zawarciu umowy, według daty w Polsce; jeśli ostatni dzień przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, upływa następnego dnia, który nie jest takim dniem. Nie ogranicza to praw ustawowych uprawnionego jednoosobowego przedsiębiorcy, w tym przedłużenia terminu w przypadkach ustawowych. Zwykłe miesięczne odnowienie tej samej subskrypcji nie jest nową umową. Nowa subskrypcja po zakończeniu poprzedniej podlega odrębnej ocenie praw ustawowych, choć nie odnawia dobrowolnej gwarancji pierwszego zakupu. Przy braku pewnych danych o dacie lub uprawnieniu przyjmujemy oświadczenie i wyjaśniamy sprawę indywidualnie; brak przycisku lub wyświetlonego terminu nie wyłącza prawa.

Rozpoczęcie usługi od razu wymaga osobnego wyraźnego żądania. Nie jest zgodą na utratę prawa odstąpienia. W razie odstąpienia w terminie nie pobieramy opłaty proporcjonalnej za wykorzystaną usługę, także gdy rozpoczęła się na żądanie klienta. Wniosek można wysłać przed upływem terminu e-mailem lub pocztą. Formularz z następnego akapitu jest dobrowolny. Formularz w aplikacji od razu udostępnia potwierdzenie do pobrania i zleca automatyczne doręczenie potwierdzenia PDF e-mailem. Gdy wysyłka jest niedostępna, operator zapewnia potwierdzenie otrzymania bez zbędnej zwłoki inną obsługiwaną drogą. Brak wiadomości nie zmienia skuteczności ani chwili otrzymania oświadczenia; zatrzymujemy odnowienia i zwracamy objęte odstąpieniem płatności w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą, chyba że uzgodnisz inną bez dodatkowych kosztów. Nie uzależniamy skuteczności odstąpienia od działania panelu ani eksportu.

Wzór: Do Mateusz Dąbrowski IT, adres do doręczeń: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska, support@ksefcanvas.pl. Niniejszym odstępuję od umowy o [konto / subskrypcję Studio], zawartej dnia […]. Firma / imię i nazwisko: […]. Adres: […]. Identyfikator obszaru lub zamówienia (jeśli znany): […]. Data: […]. Podpis tylko przy wersji papierowej. W aplikacji, w sekcji „Umowy i prawa klienta”, możesz również wybrać „Odstąp od umowy tutaj”, sprawdzić wskazaną umowę i potwierdzić oświadczenie. System zapisuje chwilę otrzymania i udostępnia pełne potwierdzenie do pobrania, niezależnie od dostępności Stripe. Użycie formularza nie wyłącza drogi e-mail ani pocztowej.

Odstąpienie od zakupu kończy płatne świadczenie; nie usuwa automatycznie dokumentów. Odstąpienie od całej usługi uruchamia zwrot danych i zamknięcie. Zapewniamy możliwość bezpłatnego otrzymania treści klienta w powszechnie używanym formacie; ustawowych praw zwrotu treści nie ograniczają techniczne limity eksportu ani zamknięcie konta. W razie braku dostępu obsługuje je pomoc.

6. Reklamacje, zgodność i zwroty

Zgłoś problem na adres kontaktowy, podając dane pozwalające znaleźć konto, opis i oczekiwane rozwiązanie. Nie wymagamy szczególnego formularza. Odpowiadamy w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji. Nie przesyłaj haseł, poświadczeń KSeF ani pełnych faktur zwykłym e-mailem; uzgodnimy bezpieczny kanał.

Dla uprawnionych jednoosobowych przedsiębiorców stosujemy ustawowe zasady zgodności usługi cyfrowej z umową: doprowadzenie do zgodności bez kosztów, w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności, a w przypadkach ustawowych obniżenie ceny lub odstąpienie. Odpowiadamy za zgodność przez okres dostarczania usługi, w tym potrzebne aktualizacje bezpieczeństwa. Nie wyłączamy ochrony przed niedozwolonymi postanowieniami ani innych bezwzględnie obowiązujących praw.

Poza odstąpieniem i reklamacją zwykłe anulowanie nie rodzi automatycznie zwrotu za niewykorzystaną część miesiąca. Jeśli kończymy usługę bez winy klienta przed końcem opłaconego okresu, zwracamy proporcjonalną część ceny. Zwrot płatności i korekta faktury to osobne czynności; uzgadniamy oba dokumenty. Pełny zwrot lub spór płatniczy może wymagać wyjaśnienia dostępu, lecz nie blokuje eksportu. Dostępne ustawowo są pomoc rzecznika konsumentów i właściwych podmiotów pozasądowych; udział operatora wymaga zasad właściwego postępowania.

7. Czas trwania, zamknięcie i naruszenia

Umowa o konto trwa do rozwiązania. Możesz zakończyć ją w dowolnym momencie przez zamknięcie obszaru po ponownej weryfikacji tożsamości lub zgłoszenie do pomocy. Zamknięcie zatrzymuje odnowienia, nowe zapisy i operacje KSeF, odłącza poświadczenia i pozostawia przez 30 dni odczyt oraz eksport. Cofnięcie zamknięcia w tym terminie nie wznawia odnowień ani poświadczeń. Dalsze usunięcie opisuje polityka retencji.

Nie wolno używać cudzych danych bez podstawy, naruszać bezpieczeństwa ani obchodzić uprawnień. Możemy zawiesić operacje w zakresie koniecznym do ochrony danych, wyjaśnienia wiarygodnego sporu o umocowanie lub wykonania obowiązku prawnego. Informujemy o przyczynie i sposobie wyjaśnienia, chyba że prawo zabrania. Przed rozwiązaniem z powodu usuwalnego naruszenia wyznaczamy co najmniej siedem dni na naprawę; przy poważnym bezprawnym działaniu lub bezpośrednim zagrożeniu możemy rozwiązać umowę niezwłocznie. Umożliwiamy bezpieczny zwrot danych uprawnionemu podmiotowi, także gdy zwykły dostęp jest zablokowany.

Zmiana dostawcy jest odrębną procedurą od natychmiastowego zamknięcia obszaru. Możesz ją rozpocząć w ustawieniach lub przez pomoc, przenieść dane do innego dostawcy albo własnej infrastruktury. Jej zasady opisuje punkt 10; samo zgłoszenie zmiany nie zamyka konta ani nie odłącza integracji.

8. Awarie, zmiany i odpowiedzialność

Utrzymujemy usługę z należytą starannością; brak umownego SLA nie znosi odpowiedzialności ustawowej. O znanych istotnych przerwach i planowanej konserwacji informujemy w aplikacji lub e-mailem, a jeśli możliwe — z wyprzedzeniem. Zależność od KSeF i Stripe nie stanowi ogólnego wyłączenia odpowiedzialności. W razie awarii klient korzysta z dostępnych zgodnych z prawem alternatyw; aplikacja nie realizuje trybów offline.

Wobec klienta, któremu nie przysługuje ochrona przewidziana dla jednoosobowych przedsiębiorców na prawach konsumenta (punkt 5), nasza odpowiedzialność za szkody związane z umową, łącznie za wszystkie zdarzenia w okresie kolejnych 12 miesięcy, jest ograniczona do sumy opłat zapłaconych nam przez tego klienta za daną firmę w ciągu 12 miesięcy poprzedzających pierwsze z tych zdarzeń, nie mniej jednak niż 1 000 zł. Wobec takiego klienta nie odpowiadamy za utracone korzyści, przerwy w jego działalności ani za kary i odszkodowania należne od niego osobom trzecim. Nie odpowiadamy za skutki działania lub niedostępności KSeF, Stripe, Google ani innych usług, z których klient korzysta na podstawie własnych umów, w zakresie, w jakim nie są one następstwem naszego naruszenia umowy. Nie odpowiadamy za podatkowe i gospodarcze skutki treści dokumentu, którą klient zatwierdził przed wysłaniem (punkt 2).

Za naruszenie umowy powierzenia odpowiadamy wobec klienta nieobjętego ochroną z punktu 5 do wysokości dwukrotności sumy opłat, o której mowa w poprzednim akapicie, nie mniej jednak niż 5 000 zł. Nie ogranicza to praw osób, których dane dotyczą, ani odpowiedzialności wynikającej z art. 82 RODO w zakresie, w jakim prawo nie pozwala jej umownie ograniczyć.

Ograniczenia z dwóch poprzednich akapitów nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie lub przez rażące niedbalstwo, szkody na osobie ani przypadków, w których prawo nie pozwala ograniczyć odpowiedzialności. Wobec klienta objętego ochroną z punktu 5 stosujemy w pełni przepisy ustawowe; postanowienia te nie wyłączają ani nie ograniczają jego praw. W razie wątpliwości, czy klientowi przysługuje ochrona, przyjmujemy jego oświadczenie i wyjaśniamy sprawę indywidualnie.

Zmiany warunków mogą wynikać ze zmiany prawa, bezpieczeństwa, dostawcy lub koniecznej zmiany funkcjonalności, a wobec klientów nieobjętych ochroną z punktu 5 także ze zmiany warunków handlowych lub rozkładu ryzyka. W każdym przypadku zachowujemy opisane dalej w tym punkcie terminy i prawo klienta do rozwiązania umowy przed zmianą. Informację z pełnym tekstem nowej wersji, przyczyną, datą i prawami klienta doręczamy na trwałym nośniku co najmniej 30 dni wcześniej. Nie działają wstecz. Zmiana ceny lub zgody na odnowienia wymaga nowej wyraźnej akceptacji przed obciążeniem według nowych warunków; w razie jej braku nie odnawiamy na nowych warunkach. Klient może rozwiązać umowę przed zmianą. Nie ogranicza to ustawowych praw wobec zmian usługi cyfrowej, w tym prawa zakończenia przy zmianie negatywnie wpływającej na dostęp lub korzystanie w stopniu większym niż nieznaczny.

Stosujemy prawo polskie z zachowaniem przepisów bezwzględnie obowiązujących. Nie narzucamy uprawnionym klientom wyłącznej właściwości sądu siedziby operatora. Regulamin, umowa powierzenia, prywatność, retencja i wykaz dostawców tworzą wersjonowany pakiet; w sprawach powierzenia pierwszeństwo ma umowa powierzenia.

10. Zmiana dostawcy i przeniesienie danych

Nie wymagamy okresu wypowiedzenia przed rozpoczęciem przenoszenia. Standardowy okres przejściowy zaczyna się po otrzymaniu żądania i trwa do 30 dni. W tym czasie nadal świadczymy usługę na dotychczasowych warunkach i pomagamy bezpiecznie przenieść dane. Klient może wskazać dłuższy okres lub zakończyć przenoszenie wcześniej. Nie pobieramy opłaty za zmianę dostawcy, eksport ani pomoc w przeniesieniu; zwykłe opłaty za trwające świadczenie pozostają należne bez dodatkowej kary za wyjście.

Udostępniamy dane w ZIP z plikami JSON, zachowanymi XML, UPO i PDF oraz indeksem i sumami SHA-256. Zakres obejmuje dane firmy, kontrahentów, produktów, szablonów i szkiców, historię faktur i dostępne dokumenty z KSeF, także zakupy. Kategorie i ograniczenia opisuje /przenoszenie-danych. Pomagamy wyjaśnić strukturę, sprawdzić kompletność i uzgodnić większy eksport. Nie zapewniamy identycznego działania innego programu; współpracujemy w zakresie koniecznym do przeniesienia.

Po potwierdzeniu zakończenia przenoszenia przez klienta kończymy umowę dotyczącą obszaru, zatrzymujemy odnowienia i uruchamiamy co najmniej 30 dni na dodatkowe pobranie danych. Można w tym okresie ponownie utworzyć eksport; siedmiodniowe wygaśnięcie pojedynczego ZIP nie skraca okresu dostępu do danych. Następnie usuwamy dane zgodnie z polityką retencji, z odrębnymi obowiązkami dotyczącymi prawnie zachowanych dowodów i kopii. Potwierdzamy zakończenie umowy. Klient może także wybrać usunięcie bez przeniesienia w zwykłej procedurze zamknięcia.

Jeżeli 30-dniowy okres przejściowy jest technicznie niewykonalny, w ciągu 14 dni roboczych od żądania przekazujemy trwałe zawiadomienie z uzasadnieniem i alternatywnym terminem, nie dłuższym niż siedem miesięcy. Nie zastępujemy tym swobodnego wyboru dłuższego okresu przez klienta. Nie usuwamy danych z powodu samego przekroczenia planowanej daty podczas wyjaśniania problemu. Uzgadniamy bezpieczny dostęp i termin, dokumentujemy postęp oraz informujemy o znanych zagrożeniach ciągłości.

Umowa powierzenia przetwarzania danych — art. 28 RODO

1. Strony, przedmiot i czas

Klient wskazany w potwierdzeniu jest administratorem danych powierzonych, a Mateusz Dąbrowski IT, Nieciecz 42, 08-470, Polska, NIP 5322115266 — procesorem (adres do doręczeń: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska). Jeśli klient sam jest procesorem, potwierdza upoważnienie administratora do dalszego powierzenia; niniejsze obowiązki stosuje się odpowiednio. Umowa jest zawierana elektronicznie wraz z kontem, bez dodatkowej opłaty, i obowiązuje przez świadczenie oraz zwrot i usuwanie danych, w tym ograniczoną retencję kopii.

Przedmiot i cel: techniczna obsługa fakturowania, przechowywanie, porządkowanie, odczyt, walidacja, przekształcanie do XML/PDF, przesyłanie do KSeF, uzgadnianie wyniku, eksport, zabezpieczenie, przywracanie i usunięcie. Nie przetwarzamy treści faktur do reklamy ani trenowania modeli.

Odpowiedzialność procesora wobec klienta z tytułu tej umowy ogranicza punkt 8 regulaminu w zakresie i na warunkach tam określonych. Nie dotyczy to roszczeń osób, których dane dotyczą.

2. Osoby i dane

Kategorie osób: klienci i kontrahenci klienta, jednoosobowi przedsiębiorcy, ich przedstawiciele i osoby kontaktowe, pracownicy wskazani w dokumentach oraz uprawnieni użytkownicy. Dane: imiona i nazwiska, nazwy, NIP i inne wymagane identyfikatory podatkowe, adresy, dane kontaktowe, rachunki, pozycje, kwoty i opisy transakcji, metadane faktur, XML, UPO, PDF, szkice i statusy. Poświadczenia KSeF i identyfikatory dostępu przetwarzamy wyłącznie dla uprawnionych operacji i ich bezpiecznego zakończenia.

Usługa nie wymaga danych z art. 9 lub 10 RODO ani kopii dokumentów tożsamości. Klient minimalizuje opisy i nie wprowadza takich danych bez uzgodnienia niezbędności, podstawy oraz dodatkowych zabezpieczeń. Przypadkowe umieszczenie danych wrażliwych nie wyłącza obowiązków ochrony procesora.

3. Instrukcje i poufność

Udokumentowane instrukcje obejmują umowę, konfigurację, autoryzowane działania w aplikacji i polecenia osoby upoważnionej przekazane bezpiecznym kanałem. Dotyczy to także ujawnień i transferów. Procesor nie ustala odrębnych celów dla danych powierzonych. Jeśli przetwarzanie wymaga prawa UE lub państwa członkowskiego, informuje klienta przed wykonaniem, o ile prawo tego nie zabrania.

Procesor niezwłocznie zawiadamia, jeśli jego zdaniem instrukcja narusza przepisy o ochronie danych, i wstrzymuje sporną czynność do wyjaśnienia. Dopuszcza do danych tylko osoby upoważnione, zobowiązane do poufności ustawowo lub umownie, w zakresie niezbędnym do zadania. Poufność trwa po zakończeniu współpracy.

4. Środki techniczne i organizacyjne — załącznik bezpieczeństwa

Środki dobieramy do ryzyka według art. 32 RODO i regularnie oceniamy: TLS w przesyle, prywatne obiekty z autoryzacją właściciela obszaru, weryfikacja tożsamości przez Clerk, ponowna weryfikacja dla zamknięcia i odłączenia, ograniczony dostęp operatora z aktualnym MFA, kontrola uprawnień KSeF oraz odseparowanie środowisk.

Poświadczenia KSeF i chronione pola są szyfrowane AES-GCM z kontekstem obszaru i celu, z identyfikacją klucza i kontrolowaną rotacją. Nie deklarujemy osobnego klucza dla każdego klienta. Klucze i kopie odzyskiwania przechowujemy poza repozytorium, z ograniczeniem dostępu. Treści faktur i sekrety nie należą do zwykłych logów ani metadanych Clerk.

Idempotencja operacji, limity żądań, sprawdzanie podpisów callbacków, kontrola integralności plików, audyt ważnych zmian, rozdzielone prywatne kopie i niezależny rejestr blokad/usunięć ograniczają skutki awarii. Przywracanie odbywa się w izolacji z zamkniętymi bramkami operacyjnymi, ponownym zastosowaniem usunięć i uzgodnieniem niepewnych wyników. Testujemy odtwarzanie i skuteczność zabezpieczeń. Nie deklarujemy certyfikacji ISO, bezawaryjności ani zatwierdzonego SLA.

5. Dalsi procesorzy i transfery

Klient udziela ogólnego pisemnego upoważnienia do korzystania z dalszych procesorów wymienionych w wykazie dostawców stanowiącym załącznik tej wersji. Wykaz wskazuje funkcje, dane, lokalizacje i status. Dostawca oznaczony jako niewłączony nie może otrzymać danych w ramach tej funkcji przed zakończeniem wymaganej weryfikacji.

O planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego procesora informujemy indywidualnie na trwałym nośniku co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem przez niego przetwarzania powierzonych danych. Zawiadomienie wskazuje dostawcę, funkcję, zakres danych, lokalizacje, zabezpieczenia i planowaną datę zmiany. Klient może w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić uzasadniony sprzeciw związany z ochroną danych. Wspólnie szukamy alternatywy; jeśli nie jest dostępna, klient może bez dodatkowych kosztów zakończyć dotkniętą usługę przed zmianą, otrzymać dane i proporcjonalny zwrot niewykorzystanej opłaty. Samo opublikowanie nowej listy nie zastępuje zawiadomienia.

Zawiadomienia o zmianach u dostawców przekazujemy klientowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od ich otrzymania. Krótsze zawiadomienie dostawcy nie skraca powyższych terminów klienta. Jeśli nie możemy zapewnić tych terminów lub rozwiązać sprzeciwu przed zmianą, uzgadniamy z dostawcą wyłączenie danych klienta z tej zmiany, a gdy nie jest to możliwe — kończymy korzystanie z dotkniętej usługi dostawcy dla tych danych przed zmianą, zapewniając klientowi zwrot danych i proporcjonalny zwrot niewykorzystanej opłaty. Dotyczy to również danych już przechowywanych; samo zatrzymanie nowych zapisów nie wystarcza. Niniejszy tryb dotyczy zmiany dalszych procesorów i nie skraca terminów zmiany regulaminu ani nie zmienia umów zawartych wcześniej.

Nakładamy na dalszego procesora co najmniej równoważne obowiązki ochrony danych w umowie i pozostajemy odpowiedzialni za ich wykonanie wobec klienta. Transfery poza EOG wymagają właściwej podstawy rozdziału V RODO, oceny jej zastosowania i środków uzupełniających, gdy potrzebne. Udostępniamy informacje o stosowanym mechanizmie i kopię zabezpieczeń z koniecznymi redakcjami.

6. Pomoc, żądania i naruszenia

Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, pomagamy realizować prawa osób, bezpieczeństwo, ocenę ryzyka i skutków oraz uprzednie konsultacje z organem (art. 32–36 RODO). Żądanie osoby dotyczące danych klienta przekazujemy klientowi bez zbędnej zwłoki; nie rozstrzygamy go samodzielnie bez instrukcji lub obowiązku prawnego. Pomoc konieczna do wykonania tych obowiązków nie może być uzależniona od uznaniowej opłaty.

O naruszeniu ochrony powierzonych danych zawiadamiamy klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu; celem operacyjnym jest pierwsze zawiadomienie w ciągu 24 godzin, nawet jeśli ustalenia są niepełne. Podajemy znany charakter, kategorie i przybliżoną liczbę osób i rekordów, możliwe skutki, działania zaradcze i kontakt. Przekazujemy dalsze informacje etapami, zabezpieczamy dowody i pomagamy w zgłoszeniach. Nie czekamy 72 godzin z poinformowaniem klienta. Klient decyduje o swoich zgłoszeniach do organu i osób. Kontakt: support@ksefcanvas.pl.

7. Informacje i audyty

Udostępniamy informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO, umożliwiamy audyty i inspekcje przez klienta lub upoważnionego niezależnego audytora i współpracujemy. Zwykle najpierw wykorzystujemy dokumenty i zdalne dowody, a termin oraz bezpieczny dostęp uzgadniamy z wyprzedzeniem. Nie wyłącza to inspekcji wymaganej prawem, po naruszeniu lub przy uzasadnionym podejrzeniu niezgodności. Chronimy przy tym sekrety i dane innych klientów. Uzgodnienia organizacyjne ani poufność nie mogą pozbawić prawa skutecznego audytu.

8. Zwrot i usunięcie

Według wyboru klienta po zakończeniu świadczenia zwracamy dane przez eksport i usuwamy kopie albo usuwamy bez zwrotu, chyba że prawo UE lub państwa członkowskiego wymaga przechowania. Standardowe zamknięcie zapewnia 30 dni na odczyt i eksport; wcześniejsze usunięcie lub inny sposób zwrotu można zlecić pomocy. Eksport zawiera dane robocze i zachowane dokumenty, nie obejmuje sekretów ani pełnych numerów kart. Eksport obejmuje także przechowywane faktury sprzedażowe i zakupowe pobrane z KSeF. Przy zmianie dostawcy okres przejściowy i następujący po nim co najmniej 30-dniowy okres pobrania danych wynikają z punktu 10 regulaminu.

Po terminie dane robocze podlegają usunięciu zgodnie z retencją. Krótkie odroczenie z powodu niepewnej operacji, aktywnego eksportu lub udokumentowanego obowiązku jest rejestrowane i przeglądane; nie jest bezterminową zgodą na przechowywanie. Kopie są izolowane od zwykłego użycia do ich wygaśnięcia. Przed uruchomieniem odtworzonego systemu ponownie stosujemy blokady i usunięcia. Na żądanie potwierdzamy zakończenie procesu oraz wskazujemy pozostałe kategorie, podstawę i termin. Własne dokumenty księgowe i dowody umowy operator przetwarza jako administrator, odrębnie od powierzonych treści faktur.

Informacja o prywatności

1. Administrator i role

Mateusz Dąbrowski IT, Nieciecz 42, 08-470, Polska, NIP 5322115266, jest administratorem danych konta, reprezentantów, własnych rozliczeń, korespondencji i bezpieczeństwa. Kontakt: support@ksefcanvas.pl; adres do doręczeń: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska. Dla treści dokumentów klient określa cele i podstawy, a operator działa jako procesor zgodnie z umową powierzenia. Minister Finansów dla KSeF oraz dostawcy realizujący własne obowiązki prawne nie stają się z tego powodu dalszymi procesorami operatora.

2. Dane, cele i podstawy

Konto i umowa: identyfikator Clerk, zweryfikowany e-mail, dane firmy, reprezentanta, oświadczenia i utrwalone warunki — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) wobec osoby będącej stroną; wobec reprezentanta interes w zawarciu i obsłudze umowy z firmą (lit. f). Dane logowania otrzymujemy od Clerk, a przy wybranym Google login również z tego procesu; dane firmy mogą pochodzić z GUS. Nie pozyskujemy z Google zawartości poczty.

Rozliczenia: dane nabywcy, NIP, adres, faktury, korekty, kwoty i identyfikatory Stripe — wykonanie umowy (lit. b), obowiązki podatkowe i rachunkowe (lit. c), dochodzenie i obrona roszczeń (lit. f). Kartę i CVC podajesz Stripe; aplikacja ich nie przechowuje.

Pomoc i reklamacje: adres kontaktowy, treść zgłoszenia, metadane sprawy — obsługa umowy (lit. b), właściwe obowiązki prawne (lit. c), interes w obsłudze kontaktu z reprezentantem i ochronie roszczeń (lit. f). Bezpieczeństwo: IP, zdarzenia logowania i operacji, ograniczone logi, historia blokad i usunięć — interes w ochronie usługi, zapobieganiu nadużyciom i bezpiecznym odtwarzaniu (lit. f), rozliczalność obowiązków RODO (lit. c). Korespondencję obsługuje osobiście właściciel. Gdy otrzyma zbędne dane lub załącznik, ogranicza do nich dostęp, usuwa niepotrzebne kopie z obsługiwanej skrzynki i urządzeń oraz zachowuje wyłącznie niezbędny zapis obsługi sprawy. Usunięcie ze skrzynki nie oznacza natychmiastowego usunięcia kopii dostawcy; ich cykl opisuje wykaz dostawców.

Dane firmy, kontrahentów, produktów, faktur, rachunków i poświadczeń przetwarzane w imieniu klienta opisuje umowa powierzenia; to klient zapewnia ich podstawę i obowiązek informacyjny. Dane wymagane do konta i rozliczeń są konieczne do tych funkcji. Nieobowiązkowe dane w korespondencji podajesz dobrowolnie. Nie sprzedajemy danych i nie używamy faktur do reklamy ani profilowania marketingowego. Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie przez profilowanie.

Doręczenie dokumentów: imię lub nazwa klienta, NIP, adres firmy, e-mail, identyfikatory obszaru, zamówienia, subskrypcji i płatności, przyjęte oświadczenia, wersja i treść warunków, daty oraz kwoty planu trafiają do imiennego potwierdzenia PDF. Potwierdzenia odstąpienia, zgłoszenia zwrotu i rozstrzygnięcia zawierają również treść oświadczenia lub rozstrzygnięcia oraz dane rozliczenia i zwrotu. Przesyłamy je przez Lettermint na zweryfikowany adres w celu wykonania umowy, udokumentowania oświadczeń i realizacji obowiązków informacyjnych, według podstaw wskazanych dla konta i rozliczeń. Zdarzenia dostarczenia służą kontroli doręczenia i bezpieczeństwu. Potwierdzenie nie zawiera treści faktur klientów ani poświadczeń KSeF.

3. Dostawcy i transfery

Załączony wykaz dostawców opisuje hosting DigitalOcean, bazę Neon/Databricks, Cloudflare/R2, Clerk, Stripe, Lettermint, korespondencję Google Workspace oraz pomiar na stronie ksefcanvas.pl przez Google Analytics i Google Ads, włączany wyłącznie po Twojej zgodzie. Europejska baza i magazyn nie oznaczają wyłącznego przetwarzania w EOG: tożsamość, pomoc i płaszczyzny administracyjne mogą obejmować USA i inne państwa. Dla objętych nim transferów do certyfikowanych odbiorców w USA korzystamy z EU–US Data Privacy Framework (DPF); umowy dostawców określają dalsze przekazania i standardowe klauzule umowne tam, gdzie mają zastosowanie. Wykaz rozdziela aktywne usługi, funkcje wyłączone i zakres obsługi korespondencji. Informacje i kopię zastosowanych zabezpieczeń można otrzymać pod adresem kontaktowym. Odbiorcami mogą być także doradcy związani poufnością i organy uprawnione ustawowo.

4. Okresy i prawa

Okresy oraz kryteria wskazuje dołączona polityka retencji, oddzielnie dla treści klienta, dowodów umowy, rachunkowości, korespondencji, logów i kopii. Możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, a w ustawowym zakresie przeniesienia danych; możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeśli odrębna funkcja opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie. Akceptacja regulaminu nie jest zgodą marketingową.

Odpowiadamy na żądania co do zasady w ciągu miesiąca; gdy prawo dopuszcza przedłużenie, w tym terminie informujemy o przyczynie i czasie. Tożsamość potwierdzamy proporcjonalnie, nie wymagając rutynowo skanu dowodu. Dla danych powierzonych współpracujemy z klientem będącym administratorem. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

5. Przeglądarka, pliki cookies i zmiany

W aplikacji app.ksefcanvas.pl sesja Clerk, lokalny wybór obszaru i identyfikatory ponawianych płatności służą logowaniu, bezpieczeństwu i działaniu aplikacji. W aplikacji nie włączamy reklamy, analityki ani nagrywania sesji; analityka niewymagana do usługi wymaga osobnej oceny i, gdy konieczne, zgody przed aktywacją.

Na stronie ksefcanvas.pl, wyłącznie po zgodzie wyrażonej w banerze „Pliki cookies i pomiar”, używamy Google Analytics 4 i pomiaru konwersji Google Ads. Sprawdzamy w ten sposób, ile osób odwiedza stronę, które podstrony czytają oraz czy reklama w wyszukiwarce Google prowadzi do przejścia do aplikacji w celu rozpoczęcia próby albo do wysłania formularza kontaktowego. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); na zapis i odczyt plików cookies również wyrażasz zgodę (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Bez zgody strona nie ładuje skryptów Google ani nie zapisuje ich plików cookies, a odmowa nie ogranicza korzystania ze strony ani z aplikacji.

Po wyrażeniu zgody przeglądarka zapisuje pliki cookies Google _ga, _ga_<identyfikator> i _gcl_*, ustawione wyłącznie dla adresu ksefcanvas.pl, więc nie są wysyłane do aplikacji. Google otrzymuje adres i tytuł strony, stronę odsyłającą, identyfikator kliknięcia reklamy (gclid), identyfikatory z plików cookies, zdarzenia (wyświetlenie strony, kliknięcie przycisku przejścia do aplikacji z oznaczeniem jego miejsca na stronie, potwierdzone wysłanie formularza bez jego treści) oraz dane techniczne urządzenia i przeglądarki. Adres IP służy Google do przybliżonego określenia lokalizacji; według Google usługa Google Analytics nie zapisuje adresów IP użytkowników z UE. Nie przekazujemy Google imienia, adresu e-mail, NIP ani treści formularza, a dane z aplikacji nie trafiają do Google Analytics ani Google Ads. Nie włączamy sygnałów Google, personalizacji reklam, remarketingu ani identyfikatora użytkownika.

Dostawcą jest Google Ireland Limited. W Google Analytics Google działa jako nasz podmiot przetwarzający; dane o konwersjach udostępnione Google Ads przetwarza jako odrębny administrator na zasadach polityki prywatności Google (https://policies.google.com/privacy). Dane mogą być przetwarzane także przez Google LLC w USA i w innych państwach; transfery opierają się na EU–US Data Privacy Framework oraz standardowych klauzulach umownych, opisanych w wykazie dostawców.

Twój wybór zapisujemy w pliku cookie ksc_consent na 6 miesięcy, tak samo dla zgody i dla odmowy; potem zapytamy ponownie. Pliki cookies _ga wygasają po 13 miesiącach od pierwszej wizyty, a pliki _gcl_* po 90 dniach od zapisu. Dane zdarzeń w Google Analytics przechowujemy przez 2 miesiące; zbiorcze statystyki bez danych pojedynczych osób mogą pozostać dłużej. Zgodę zmienisz lub wycofasz w każdej chwili przyciskiem „Ustawienia cookies” w stopce strony. Wycofanie wyłącza pomiar, usuwa pliki cookies Google z tej przeglądarki i nie wpływa na zgodność z prawem pomiaru sprzed wycofania.

Zmiany informacji publikujemy w nowej wersji z datą; istotne zmiany komunikujemy indywidualnie. Dokumenty przyjęte przez klienta pozostają utrwalone w jego potwierdzeniu.

6. Formularz kontaktowy

Formularz na stronie kontaktowej zbiera adres e-mail, temat i treść wiadomości oraz opcjonalne imię. Używamy ich do odpowiedzi i działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie albo obsługi korespondencji z przedstawicielem firmy, zgodnie z podstawami wskazanymi powyżej. Formularz nie zapisuje do newslettera. Nie przesyłaj nim pełnych faktur, danych kontrahentów, haseł ani poświadczeń KSeF.

Formularz obsługuje Cloudflare Workers, a wiadomość trafia przez usługę pocztową Cloudflare do firmowej skrzynki operatora w Google Workspace. Cloudflare Turnstile przetwarza dane techniczne przeglądarki i połączenia w celu wykrywania automatycznych zgłoszeń. Serwer sprawdza token, nazwę strony i cel weryfikacji przed wysyłką. Nie włączamy pre-clearance Turnstile. Formularz nie przyjmuje załączników. Alternatywą jest kontakt e-mail podany na stronie.

Nie tworzymy odrębnej bazy zgłoszeń formularza i nie zapisujemy treści ani adresów zgłaszających w logach naszego handlera. Adres IP służy ograniczaniu nadużyć; dostawcy przetwarzają także techniczne dane niezbędne do ochrony i doręczenia. Cloudflare i Google mogą przetwarzać dane poza EOG, na zasadach wskazanych w wykazie dostawców. Korespondencję usuwamy ze skrzynki i roboczych kopii po 12 miesiącach od zamknięcia sprawy, z udokumentowanymi wyjątkami dla niezbędnych dowodów. Cykl kopii i rejestrów dostawców jest odrębny od usuwania przez operatora.

Polityka retencji, eksportu i usuwania

1. Dane robocze i eksport

Wygaśnięcie próby, brak płatności i anulowanie odnowienia nie usuwają danych. Dane firmy, kontrahentów, produktów, szablonów, szkiców, zachowane XML/UPO/PDF i statusy przechowujemy przez utrzymywanie obszaru. Zamknięcie rozpoczyna 30-dniowe okno odczytu i eksportu; po nim usuwamy dane robocze i pliki. Nie oznacza to automatycznego usunięcia z KSeF, ksiąg klienta ani skrzynek odbiorców.

Gotowy ZIP można pobrać przez siedem dni od przygotowania, jednak nie dłużej niż dostęp do obszaru przed usunięciem. Można utworzyć trzy archiwa w ciągu 24 godzin, jedno naraz; limit archiwum wynosi 250 MiB. Błąd lub przekroczenie limitu nie daje niepełnego archiwum udającego sukces. Przy większych zbiorach i realizacji praw ustawowych pomoc uzgadnia bezpłatny bezpieczny zwrot danych. Archiwum zawiera indeks dokumentów i sumy kontrolne; nie obejmuje poświadczeń KSeF ani sekretów płatności.

Przy zmianie dostawcy dane pozostają dostępne w okresie przejściowym i przez co najmniej 30 dni od potwierdzonego zakończenia przenoszenia. W tym czasie wygasły ZIP można wygenerować ponownie. Ograniczenie rozmiaru pojedynczego eksportu nie ogranicza prawa do otrzymania całości danych; większe zbiory zwracamy w uzgodnionych bezpiecznych częściach.

2. Usunięcie i wyjątki

Zamknięcie odłącza poświadczenia i zatrzymuje odnowienia; materiał potrzebny do uzgodnienia rozpoczętych niepewnych operacji jest izolowany do ich zakończenia, następnie usuwany. Trwający eksport, nieuzgodniona wysyłka lub płatność, prawny zakaz usunięcia albo niespójna wersja zasad odracza usunięcie, nie przywracając zwykłego korzystania. Każdą blokadę operator przegląda co 30 dni i usuwa przyczynę lub dokumentuje dalszą podstawę. Nie tworzymy nowej blokady prawnej po rozpoczęciu nieodwracalnego usuwania.

Wstrzymanie prawne ma wskazany zakres, podstawę, osobę odpowiedzialną, termin przeglądu i ograniczony dostęp. Jeśli techniczna blokada obejmuje cały obszar, operator wydziela tylko niezbędne dowody i zwalnia blokadę pozostałych danych. Na żądanie przekazujemy status, przyczynę odroczenia i potwierdzenie usunięcia, o ile prawo pozwala.

Różnicę wersji retencji przekazujemy do przeglądu operatora z datą i przyczyną. Uzgodnienie dokumentuje zachowane zasady, termin i podstawę; nie zmienia historycznej treści umowy. Brak decyzji przez 30 dni wymaga ponownego przeglądu i zgłoszenia operacyjnego, nie oznacza zgody na bezterminową retencję.

3. Kopie i odtworzenie

Cykl aplikacyjnych kopii wynosi 35 dni od utworzenia, a historia odtwarzania PostgreSQL — siedem dni. Blokada R2 na 35 dni chroni przed przedwczesnym skasowaniem; odrębne reguły wygaszają kopie po tym okresie, w tym kopie niekompletne. Operator kontroluje wykonanie i odnotowuje uzasadnione prawnie wyjątki. Czas tych kopii nie jest terminem usunięcia wszystkich rejestrów dostawców.

Usunięcie z aktywnej bazy nie usuwa natychmiast każdej kopii. Kopie pozostają odizolowane od zwykłego przetwarzania. Niezależny podpisany rejestr usunięć, blokad i anulowań jest stosowany przed wznowieniem pracy odtworzonego systemu. Nie odtwarzamy możliwości obciążania karty, użycia odłączonych poświadczeń ani dostępu do usuniętych danych tylko dlatego, że zawiera je starsza kopia.

4. Własne kategorie operatora

Dokumenty podatkowe i dowody rozliczeń przechowujemy do upływu właściwego przedawnienia zobowiązania podatkowego: zasadniczo pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zawieszeń i przerwań. Kategorie objęte ustawą o rachunkowości mają własne terminy, zwykle pięć lat liczone według tej ustawy; stosujemy ją tylko w zakresie dotyczącym operatora. Księgowość przypisuje konkretny koniec okresu dokumentom. Nie oznacza to zachowania wszystkich faktur klientów w aplikacji przez ten okres.

Potwierdzenia umowy, zamówień i oświadczeń oraz minimalne dowody reklamacji i rozliczeń przechowujemy przez wykonywanie umowy, następnie przez okres konieczny do roszczeń: zasadniczo trzy lata dla roszczeń związanych z działalnością, a sześć lat, gdy taki termin ma zastosowanie do konkretnego roszczenia; liczenie końca roku i zdarzenia zmieniające bieg terminu oceniamy indywidualnie. Co roku przeglądamy konieczność zachowania. Nie przechowujemy w tym celu treści faktur klientów ponad konieczny zakres.

Korespondencję pomocy usuwamy po 12 miesiącach od zamknięcia sprawy, chyba że niezbędna część stanowi dowód roszczenia lub obowiązku prawnego — wtedy przenosimy ją do ograniczonego rejestru z właściwym terminem. Zwykłe logi aplikacji mają limit 30 dni, audyt bezpieczeństwa 24 miesiące. Operator usuwa lub anonimizuje zbędne treści; pozostałe metadane identyfikacyjne także podlegają harmonogramowi.

Minimalna historia wykorzystania próby, zamknięcia, blokad i usunięć służy zapobieganiu nadużyciom i cofnięciu usunięcia przy odtworzeniu. Jest oddzielona od danych roboczych. Nie utrzymujemy jej bezterminowo: po ustaniu konta stosujemy okres dowodów umowy, a zapis potrzebny do blokowania odtworzenia co najmniej do wygaśnięcia ostatniej obejmującej dane kopii lub zgodnego z prawem zatrzymania. Klucze potrzebne do legalnie zachowanych kopii i podpisów utrzymujemy przez ich okres życia.

Zwykłe zdarzenia audytowe kwalifikujemy do usunięcia po 24 miesiącach także dla aktywnych firm. Operator weryfikuje kategorię oraz ewentualną blokadę przed wykonaniem. Konkretny dowód umowy, rozliczenia, incydentu lub sporu może pozostać jedynie z określoną podstawą, zakresem i terminem przeglądu. Samo zachowanie dokumentu księgowego nie przedłuża wszystkich logów firmy. Usunięcie jest objęte niezależnym rejestrem, aby odtworzenie kopii nie przywróciło usuniętych danych.

5. Dostawcy i wykonanie

Retencję tożsamości, płatności, korespondencji, hostingu i danych bezpieczeństwa dostawców opisuje wykaz dostawców. Termin usunięcia ZIP lub kopii aplikacji nie obejmuje automatycznie ich rejestrów. Okresy związane z zakończeniem umowy z dostawcą nie biegną od każdego zamknięcia obszaru. Wnioski o usunięcie składamy i weryfikujemy według właściwego zakresu; obowiązkowe rejestry finansowe Stripe oraz uzasadnione prawnie kopie mogą pozostać. Korespondencja pomocy i jej wcześniejsze kopie wymagają odrębnej oceny oraz wykonania retencji w obsługiwanej skrzynce.

Zadania retencji aplikacji usuwają wygasłe eksporty, dane robocze i objęte harmonogramem rekordy operatora. Nie usuwają automatycznie poczty ani wszystkich logów dostawców. Operator prowadzi comiesięczny przegląd, obsługuje wyjątki i wykonuje pozostałe zadania według rejestru, z zapisem wykonania. Kontakt: support@ksefcanvas.pl.

Zamknięcie obszaru nie usuwa automatycznie tożsamości logowania w Clerk ani dowodów umowy i własnych dokumentów Stripe. Wniosek dotyczący tych danych obsługujemy osobno, po ustaleniu zakresu, podstawy zachowania i sposobu doręczenia pozostałych potwierdzeń. Nie obiecujemy jednoczesnego usunięcia danych u wszystkich odbiorców.

Wykaz dostawców i dalszych procesorów

1. Status wykazu

Wykaz według stanu na 13 października 2026 r. jest załącznikiem umowy powierzenia. Określa funkcje i zakres danych rzeczywiście używanych usług oraz funkcje wyłączone. Umowy standardowe wskazanych dostawców obejmują ich warunki przetwarzania; operator prowadzi rejestr kont i właściwych wersji. Nie deklarujemy, że wszystkie dane pozostają w UE. Zmiany dotyczące powierzonych danych podlegają procedurze zawiadomienia i sprzeciwu z umowy powierzenia.

2. Hosting i przechowywanie

DigitalOcean, LLC — API przetwarzające dane robocze, procesor / dalszy procesor. Aplikacje mają region Frankfurt; administracja, wsparcie i właściwi podwykonawcy mogą działać poza EOG. Warunki standardowe włączają DPA z 6 lutego 2026 r.; transfery do objętego certyfikacją odbiorcy USA opierają się na DPF, z przewidzianymi w DPA mechanizmami zastępczymi. Usuwanie po dezaktywacji konta ma termin 30 dni z wyjątkami prawnymi i dla odizolowanych kopii; nie jest to obietnica usunięcia każdego logu po zamknięciu obszaru. Źródła: https://www.digitalocean.com/legal/data-processing-agreement i https://www.digitalocean.com/trust/subprocessors.

Neon/Databricks — PostgreSQL i odtwarzanie, procesor / dalszy procesor. Dostawcą według aktualnych warunków Neon z 5 sierpnia 2026 r. jest Databricks, Inc.; Neon, LLC może rozliczać usługę w jego imieniu. Obowiązuje pakiet MCSA/DPA wskazany w tych warunkach. Bazy mają region AWS Frankfurt i siedmiodniową historię. Administracja i wsparcie obejmują także inne państwa. Certyfikacja DPF Databricks obejmuje Neon, LLC. Samodzielne usuwanie i zwrot danych uzupełnia procedura po zakończeniu umowy i pisemnym żądaniu; termin 30 dni nie zastępuje odrębnego cyklu historii bazy. Źródła: https://neon.com/platform-terms, https://www.databricks.com/legal/dpa i https://www.databricks.com/legal/databricks-subprocessors.

Cloudflare, Inc. — Pages, DNS, sieć, kontrola dostępu, R2, Workers, Turnstile i obsługa poczty; procesor / dalszy procesor w odpowiednim zakresie. R2 ma prywatny dostęp i jurysdykcję UE; sieć, pomoc, routing i dane administracyjne mają zasięg globalny. Umowa samoobsługowa włącza DPA v6.4 z 3 kwietnia 2026 r. Rejestr DPF wskazywał 28 września aktywny udział z ponowną certyfikacją w trakcie przeglądu; nie oznaczamy przeglądu jako zakończonego. DPA reguluje transfery, dalszych odbiorców oraz zwrot/usunięcie po zakończeniu usługi z wyjątkami prawnymi. Rejestry dostępu bezpieczeństwa dostawcy mają odrębny okres 12 miesięcy. Źródła: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/ i https://www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/cloudflare-services/.

3. Tożsamość i płatności

Clerk, Inc. — tożsamość, e-mail weryfikacyjny, identyfikatory logowania, sesji i bezpieczeństwa; procesor dla usługi tożsamości, nie magazyn faktur ani poświadczeń KSeF. Instancje testowa i produkcyjna są odrębne. Tożsamość jest przetwarzana w USA; dalsze usługi poczty i pomocy wynikają z wykazu dostawcy. Warunki standardowe obejmują DPA, a odbiorca USA ma aktywną certyfikację DPF. DPA przewiduje usuwanie i starania o usunięcie pozostałych kopii w ciągu 90 dni od zakończenia umowy z Clerk; zamknięcie obszaru nie jest zakończeniem tej umowy ani automatycznym usunięciem tożsamości. Weryfikacja e-mail i MFA nie dowodzi umocowania do reprezentacji firmy. Źródła: https://clerk.com/legal/dpa i https://trust.clerk.com/.

Stripe — zwykłe Checkout, Billing i portal klienta, bez Managed Payments. Otrzymuje dane nabywcy Studio, karty, transakcji i subskrypcji, nie treści faktur wystawianych przez klientów ani poświadczenia KSeF. Dla polskiego konta właściwe podmioty obejmują Stripe Payments Europe, Limited i, według usługi regulowanej, Stripe Technology Europe, Limited. Stripe jest także odrębnym administratorem dla własnych obowiązków finansowych i przeciwdziałania oszustwom. Warunki obejmują DPA/DTA; odbiorca Stripe, LLC w USA ma aktywną certyfikację DPF. Obowiązki prawne, przeciwdziałanie oszustwom i reguły płatnicze mogą wymagać zachowania danych po zakończeniu relacji. Konto obsługuje również inne usługi operatora i zachowuje ich globalne dane kontaktowe; informacje o zakupie Studio wskazują KSeF Canvas i support@ksefcanvas.pl. Źródła: https://stripe.com/en-pl/legal/ssa, https://stripe.com/legal/dpa, https://stripe.com/legal/service-providers i https://stripe.com/en-pl/privacy.

4. Korespondencja i funkcje warunkowe

Google Workspace — firmowa skrzynka support@ksefcanvas.pl w organizacji MDAB IT; korespondencja pomocy, prywatności, incydentów, reklamacji i odstąpienia obsługiwana przez właściciela. Dla polskiego adresu rozliczeniowego podmiotem umownym jest Google Cloud Poland Sp. z o.o. Warunki Workspace obejmują Cloud Data Processing Addendum; przetwarzanie przez Google i właściwych dalszych procesorów może odbywać się poza EOG. Zastosowanie mają mechanizmy transferowe określone w CDPA, w tym standardowe klauzule umowne tam, gdzie są wymagane, oraz właściwy mechanizm adekwatności dla objętych nim transferów. Nie deklarujemy wyłącznie europejskiej lokalizacji. Korespondencja przechodzi także przez Cloudflare. Usuwanie ze skrzynki i cykl kopii dostawcy są odrębne. Po usunięciu, którego klient nie może już cofnąć, CDPA przewiduje usunięcie z systemów Google tak szybko, jak to praktycznie możliwe, najpóźniej w ciągu 180 dni, z właściwymi wyjątkami prawnymi. Koniec umowy z Google ma odrębne reguły odzyskania i usunięcia. Operator wykonuje własną retencję według polityki i rejestru spraw. Nie przesyłaj pełnych faktur ani sekretów zwykłym e-mailem. Źródła: https://workspace.google.com/terms/premier_terms/, https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum, https://workspace.google.com/intl/en/terms/subprocessors/.

Lettermint B.V., Niderlandy — aktywne doręczanie wiadomości transakcyjnych aplikacji: zaproszeń oraz imiennych potwierdzeń umów i zamówień z załącznikiem PDF, w tym płatnych umów subskrypcji, odstąpienia, zgłoszeń zwrotu i rozstrzygnięć. Jako procesor lub dalszy procesor, odpowiednio do roli operatora, otrzymuje adresy nadawcy i odbiorcy, treść, nazwę firmy, link zaproszenia albo dane klienta, umowy i rozliczenia zawarte w potwierdzeniu, załącznik oraz zdarzenia doręczenia. Nie przekazujemy treści faktur klientów, poświadczeń KSeF ani tokenów Google. Dane wiadomości są obsługiwane w infrastrukturze UE; docelowa skrzynka odbiorcy może znajdować się poza EOG. Treść, załączniki, adresy odbiorców, metadane i zdarzenia w historii wiadomości są przechowywane przez 28 dni od utworzenia wiadomości; dla wiadomości zaplanowanej termin biegnie od zwolnienia do wysyłki, anulowania albo nieudanego zwolnienia. Analityka doręczeń ma odrębny termin: przed 8 listopada 2026 r. 28 dni, a od tego dnia 90 dni od zdarzenia; używa pseudonimowych identyfikatorów i domen zamiast adresów odbiorców. DPA przewiduje do 14 dni dla ograniczonych kopii po usunięciu z systemów aktywnych, z wyjątkami prawnymi. Usunięcie nie wycofuje kopii odbiorcy. Wymagamy TLS i wyłączamy śledzenie otwarć oraz kliknięć; nie wyłącza to analityki doręczeń dostawcy. Lettermint nie zastępuje skrzynki pomocy. Źródła: https://lettermint.co/dpa, https://lettermint.co/subprocessors, https://lettermint.co/docs/platform/emails/data-retention.

Google Ireland Limited — Google Analytics 4 i pomiar konwersji Google Ads wyłącznie na stronie ksefcanvas.pl, aktywne dopiero po zgodzie odwiedzającego w banerze strony (stan na 5 listopada 2026 r.). Nie jest dalszym procesorem danych powierzonych i nie otrzymuje danych z aplikacji, faktur, kontrahentów, poświadczeń KSeF ani treści formularza kontaktowego. Otrzymuje identyfikatory z plików cookies ustawionych tylko dla ksefcanvas.pl, adres i tytuł strony, stronę odsyłającą, identyfikator kliknięcia reklamy, zdarzenia oraz dane techniczne urządzenia i przeglądarki. W Google Analytics działa jako procesor operatora na podstawie Google Ads Data Processing Terms; dane o konwersjach udostępnione Google Ads przetwarza jako odrębny administrator na podstawie Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms. Przetwarzanie może obejmować USA i inne państwa; transfery do Google LLC opierają się na DPF i standardowych klauzulach umownych. Dane zdarzeń w Google Analytics są przechowywane 2 miesiące; sygnały Google i personalizacja reklam są wyłączone, a dane Analytics trafiają do Google Ads wyłącznie jako konwersje. Źródła: https://business.safety.google/adsprocessorterms/, https://business.safety.google/adscontrollerterms/, https://business.safety.google/adsservices/ i https://support.google.com/analytics/answer/12017362.

Sentry nie jest aktywnym odbiorcą telemetryki aplikacji. Niezbędne zdarzenia tożsamości, bezpieczeństwa i płatności nadal są obsługiwane przez właściwych dostawców. Nowa analityka, śledzenie lub dodatkowa usługa wymaga osobnej oceny przed aktywacją.

5. Odbiorcy niebędący dalszymi procesorami

Minister Finansów / KSeF otrzymuje faktury na polecenie uprawnionego klienta w ramach przepisów podatkowych. GUS udostępnia dane rejestrowe przy wyszukiwaniu NIP. Google wybrany jako dostawca logowania i skrzynki wskazane przez klienta działają także na podstawie własnych relacji z użytkownikiem. Skrzynka odbiorcy może znajdować się poza EOG. Nie traktujemy organów publicznych ani dowolnej skrzynki odbiorcy jako podwykonawcy hostingu. O zmianie dalszych procesorów informujemy zgodnie z umową powierzenia.

Oświadczenia

Oświadczam, że jestem przedsiębiorcą wskazanym w formularzu albo mam umocowanie do zawarcia w jego imieniu umowy o usługę i umowy powierzenia danych. NIP, dane GUS, logowanie ani posiadanie certyfikatu lub tokenu KSeF nie potwierdzają tego umocowania.

Żądam rozpoczęcia świadczenia usługi od razu. Wiem, że samo rozpoczęcie korzystania nie pozbawia mnie prawa odstąpienia opisanego w regulaminie. Umowna gwarancja 14 dni obejmuje umowę o konto oraz osobno pierwszy opłacony zakup subskrypcji danej firmy; nie odnawia się przy kolejnych zakupach. Niezależnie zachowuję przysługujące mi prawa ustawowe. Przy skutecznym odstąpieniu w terminie nie ponoszę opłaty za wykorzystaną usługę.

Kupuję Studio za 49,20 zł brutto (40 zł netto, VAT 23%) miesięcznie. Zgadzam się na cykliczne obciążanie karty do czasu anulowania odnowienia. Anulowanie zatrzymuje przyszłe odnowienia; opłacony dostęp pozostaje do końca okresu. Zakup rozpoczyna płatny okres od razu, także przed końcem próby.