KSeF Canvas — public-v1-2026-09

Obowiązuje od: 2026-09-28

Regulamin usługi KSeF Canvas

1. Strony i zawarcie umowy

Usługodawcą jest Mateusz Dąbrowski IT, Nieciecz 42, 08-470, Polska, NIP 5322115266, przedsiębiorca wpisany do CEIDG. Stałe miejsce wykonywania działalności podano powyżej. Adres do doręczeń, reklamacji i odstąpienia: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska. Kontakt elektroniczny: support@ksefcanvas.pl. Umowę zawieramy po polsku z przedsiębiorcą wskazanym przy tworzeniu obszaru. Usługa nie jest przeznaczona do zakupów prywatnych konsumentów.

Osoba tworząca obszar działa we własnym imieniu jako przedsiębiorca albo zgodnie z zasadami reprezentacji lub pełnomocnictwem firmy; obejmuje to zakup usługi i powierzenie danych. Składa odrębne oświadczenie o umocowaniu. Logowanie Google, weryfikacja e-mail, NIP, GUS ani posiadanie certyfikatu lub tokenu KSeF nie są weryfikacją umocowania do zawarcia umowy. Uprawnienie techniczne do operacji KSeF nie zastępuje tego umocowania. Nie zbieramy rutynowo kopii dowodów osobistych. Przy uzasadnionych wątpliwościach możemy poprosić o proporcjonalne potwierdzenie umocowania i ograniczyć ryzykowne operacje do wyjaśnienia. Nie przekazujemy danych spornemu reprezentantowi wyłącznie na podstawie NIP.

Przed zatwierdzeniem formularza możesz poprawić dane, przeczytać i zapisać cały pakiet. Umowa o konto, próbę i powierzenie zostaje zawarta z chwilą skutecznego utworzenia obszaru po przyjęciu oświadczeń przez serwer. Otrzymujesz imienne potwierdzenie z pełnym tekstem przyjętych dokumentów, wersją, sumą kontrolną i czasem przyjęcia, do zapisania jako plik. Potwierdzenia są dostępne w aplikacji także po zakończeniu abonamentu. Zachowaj plik poza kontem; sam odnośnik do strony nie zastępuje potwierdzenia.

2. Zakres i wymagania

Jedno konto obsługuje jednego właściciela i jedną aktywną firmę. Zakres obejmuje kontrahentów, produkty, szablony danych bez limitu liczby aktywnych szablonów, szkice, obsługiwane warianty FA(3), w tym zaliczki, rozliczenia i korekty, wysyłkę online do KSeF, uzgodnienie statusu oraz dostępne XML, UPO i standardowy PDF. Potrzebujesz internetu, aktualnej przeglądarki obsługującej JavaScript, pliki do pobrania i sesję logowania oraz zweryfikowanego adresu e-mail. Nie zapewniamy pracy offline, Offline24, QR II, trybów awaryjnych, zespołów, importu historii zakupowej ani integracji księgowych.

Operacje KSeF wymagają poświadczeń oraz aktualnie zweryfikowanych uprawnień dla właściwego NIP i środowiska. Środowiska TEST i DEMO nie wystawiają faktur produkcyjnych. Walidacja techniczna nie rozstrzyga podatkowej ani gospodarczej prawidłowości dokumentu. Klient sprawdza treść przed wysłaniem. Stan niepewny jest uzgadniany; nie należy ponownie wystawiać tej samej faktury. Usługa jest niezależna od Ministerstwa Finansów i nie stanowi doradztwa podatkowego ani archiwum zastępującego obowiązki klienta.

3. Próba i zamówienie Studio

Próba trwa dokładnie 30 dni od pierwszej aktywacji na koncie, bez karty, bez opłat i bez automatycznej konwersji. Zamknięcie lub odtworzenie obszaru nie odnawia próby. Po próbie nowe wystawianie jest zablokowane, ale odczyt i eksport danych pozostają dostępne do zamknięcia zgodnie z retencją.

Studio kosztuje 20 zł netto plus 4,60 zł VAT (23%), czyli 24,60 zł brutto za miesiąc, również pierwszy. Oferta dotyczy polskich klientów biznesowych rozliczanych w PLN. Płatny zakup jest osobnym zamówieniem z obowiązkiem zapłaty i osobną zgodą na płatności cykliczne. Nie ma minimalnego zobowiązania dłuższego niż opłacony okres. Płatny okres rozpoczyna się po potwierdzeniu płatności i może nakładać się na pozostałą próbę; próba nie wydłuża płatnego okresu.

Stripe obsługuje Checkout, cykliczne płatności kartą i portal klienta. Potwierdzenie zamówienia utrwala ofertę i oświadczenia przed przekierowaniem do Stripe; nie jest potwierdzeniem zapłaty. Dostęp płatny wynika z serwerowego uzgodnienia opłaconej faktury, a nie z samego powrotu z płatności. Daty okresu i status są widoczne w aplikacji. Dokument płatniczy Stripe nie zastępuje faktury podatkowej wymaganej od operatora. Faktury i korekty operator wystawia zgodnie z prawem, z użyciem KSeF, gdy ma taki obowiązek.

4. Odnowienia i anulowanie

Abonament odnawia się co miesiąc do wyłączenia odnowienia w portalu Stripe dostępnym z aplikacji. Zrób to przed datą kolejnego obciążenia. W razie niedostępności portalu zgłoś dyspozycję na support@ksefcanvas.pl; liczy się chwila otrzymania zgłoszenia. Anulowanie zatrzymuje przyszłe odnowienia i pozostawia opłacony dostęp do końca okresu. Nie jest odstąpieniem, zwrotem ani usunięciem danych. Cofnięcie anulowania w portalu jest ponownym włączeniem odnowień na pokazanych tam warunkach.

Nieudane odnowienie daje siedem dni ochrony od końca poprzedniego opłaconego okresu. Po tym czasie nowe wystawianie ustaje. Ochrona nie dotyczy końca próby ani planowego zakończenia anulowanego abonamentu. Karta i wymagane 3DS są obsługiwane w Stripe. Niepewny wynik uzgadniamy przed kolejną próbą; nie obiecujemy automatycznego skutecznego odzyskania płatności.

5. Odstąpienie i uprawnienia jednoosobowych przedsiębiorców

Osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z działalnością, lecz niemającą dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG, korzysta z ochrony przewidzianej m.in. w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta oraz art. 385(5) Kodeksu cywilnego. Sam NIP, faktura na firmę ani wybór rodzaju klienta nie wyłączają tych praw. Nie wymagamy zrzeczenia się ochrony; wątpliwości można wyjaśnić po zawarciu umowy.

Umownie przyznajemy każdemu klientowi prawo odstąpienia bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od zawarcia umowy o konto oraz osobno od pierwszego zakupu płatnej subskrypcji. Nie ogranicza to szerszych praw ustawowych. Zwykłe miesięczne odnowienie tej samej subskrypcji nie jest nową umową. Termin ustawowy i jego ewentualne przedłużenie stosuje się niezależnie od tej gwarancji.

Rozpoczęcie usługi od razu wymaga osobnego wyraźnego żądania. Nie jest zgodą na utratę prawa odstąpienia. W razie odstąpienia w terminie nie pobieramy opłaty proporcjonalnej za wykorzystaną usługę, także gdy rozpoczęła się na żądanie klienta. Wniosek można wysłać przed upływem terminu e-mailem lub pocztą. Formularz z następnego akapitu jest dobrowolny. Formularz w aplikacji od razu udostępnia potwierdzenie do pobrania. Operator dodatkowo potwierdza otrzymanie drogą e-mail bez zbędnej zwłoki; nie jest to automatyczna wiadomość z aplikacji. Brak tej wiadomości nie zmienia skuteczności ani chwili otrzymania oświadczenia; zatrzymujemy odnowienia i zwracamy objęte odstąpieniem płatności w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą, chyba że uzgodnisz inną bez dodatkowych kosztów. Nie uzależniamy skuteczności odstąpienia od działania panelu ani eksportu.

Wzór: Do Mateusz Dąbrowski IT, adres do doręczeń: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska, support@ksefcanvas.pl. Niniejszym odstępuję od umowy o [konto / subskrypcję Studio], zawartej dnia […]. Firma / imię i nazwisko: […]. Adres: […]. Identyfikator obszaru lub zamówienia (jeśli znany): […]. Data: […]. Podpis tylko przy wersji papierowej. W aplikacji, w sekcji „Umowy i prawa klienta”, możesz również wybrać „Odstąp od umowy tutaj”, sprawdzić wskazaną umowę i potwierdzić oświadczenie. System zapisuje chwilę otrzymania i udostępnia pełne potwierdzenie do pobrania, niezależnie od dostępności Stripe. Użycie formularza nie wyłącza drogi e-mail ani pocztowej.

Odstąpienie od zakupu kończy płatne świadczenie; nie usuwa automatycznie dokumentów. Odstąpienie od całej usługi uruchamia zwrot danych i zamknięcie. Zapewniamy możliwość bezpłatnego otrzymania treści klienta w powszechnie używanym formacie; ustawowych praw zwrotu treści nie ograniczają techniczne limity eksportu ani zamknięcie konta. W razie braku dostępu obsługuje je pomoc.

6. Reklamacje, zgodność i zwroty

Zgłoś problem na adres kontaktowy, podając dane pozwalające znaleźć konto, opis i oczekiwane rozwiązanie. Nie wymagamy szczególnego formularza. Odpowiadamy w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji. Nie przesyłaj haseł, poświadczeń KSeF ani pełnych faktur zwykłym e-mailem; uzgodnimy bezpieczny kanał.

Dla uprawnionych jednoosobowych przedsiębiorców stosujemy ustawowe zasady zgodności usługi cyfrowej z umową: doprowadzenie do zgodności bez kosztów, w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności, a w przypadkach ustawowych obniżenie ceny lub odstąpienie. Odpowiadamy za zgodność przez okres dostarczania usługi, w tym potrzebne aktualizacje bezpieczeństwa. Nie wyłączamy ochrony przed niedozwolonymi postanowieniami ani innych bezwzględnie obowiązujących praw.

Poza odstąpieniem i reklamacją zwykłe anulowanie nie rodzi automatycznie zwrotu za niewykorzystaną część miesiąca. Jeśli kończymy usługę bez winy klienta przed końcem opłaconego okresu, zwracamy proporcjonalną część ceny. Zwrot płatności i korekta faktury to osobne czynności; uzgadniamy oba dokumenty. Pełny zwrot lub spór płatniczy może wymagać wyjaśnienia dostępu, lecz nie blokuje eksportu. Dostępne ustawowo są pomoc rzecznika konsumentów i właściwych podmiotów pozasądowych; udział operatora wymaga zasad właściwego postępowania.

7. Czas trwania, zamknięcie i naruszenia

Umowa o konto trwa do rozwiązania. Możesz zakończyć ją w dowolnym momencie przez zamknięcie obszaru po ponownej weryfikacji tożsamości lub zgłoszenie do pomocy. Zamknięcie zatrzymuje odnowienia, nowe zapisy i operacje KSeF, odłącza poświadczenia i pozostawia przez 30 dni odczyt oraz eksport. Cofnięcie zamknięcia w tym terminie nie wznawia odnowień ani poświadczeń. Dalsze usunięcie opisuje polityka retencji.

Nie wolno używać cudzych danych bez podstawy, naruszać bezpieczeństwa ani obchodzić uprawnień. Możemy zawiesić operacje w zakresie koniecznym do ochrony danych, wyjaśnienia wiarygodnego sporu o umocowanie lub wykonania obowiązku prawnego. Informujemy o przyczynie i sposobie wyjaśnienia, chyba że prawo zabrania. Przed rozwiązaniem z powodu usuwalnego naruszenia wyznaczamy co najmniej siedem dni na naprawę; przy poważnym bezprawnym działaniu lub bezpośrednim zagrożeniu możemy rozwiązać umowę niezwłocznie. Umożliwiamy bezpieczny zwrot danych uprawnionemu podmiotowi, także gdy zwykły dostęp jest zablokowany.

8. Awarie, zmiany i odpowiedzialność

Utrzymujemy usługę z należytą starannością; brak umownego SLA nie znosi odpowiedzialności ustawowej. O znanych istotnych przerwach i planowanej konserwacji informujemy w aplikacji lub e-mailem, a jeśli możliwe — z wyprzedzeniem. Zależność od KSeF i Stripe nie stanowi ogólnego wyłączenia odpowiedzialności. W razie awarii klient korzysta z dostępnych zgodnych z prawem alternatyw; aplikacja nie realizuje trybów offline.

Zmiany warunków mogą wynikać ze zmiany prawa, bezpieczeństwa, dostawcy lub koniecznej zmiany funkcjonalności. Informację z pełnym tekstem nowej wersji, przyczyną, datą i prawami klienta doręczamy na trwałym nośniku co najmniej 30 dni wcześniej. Nie działają wstecz. Zmiana ceny lub zgody na odnowienia wymaga nowej wyraźnej akceptacji przed obciążeniem według nowych warunków; w razie jej braku nie odnawiamy na nowych warunkach. Klient może rozwiązać umowę przed zmianą. Nie ogranicza to ustawowych praw wobec zmian usługi cyfrowej, w tym prawa zakończenia przy zmianie negatywnie wpływającej na dostęp lub korzystanie w stopniu większym niż nieznaczny.

Stosujemy prawo polskie z zachowaniem przepisów bezwzględnie obowiązujących. Nie narzucamy uprawnionym klientom wyłącznej właściwości sądu siedziby operatora. Regulamin, umowa powierzenia, prywatność, retencja i wykaz dostawców tworzą wersjonowany pakiet; w sprawach powierzenia pierwszeństwo ma umowa powierzenia.

Umowa powierzenia przetwarzania danych — art. 28 RODO

1. Strony, przedmiot i czas

Klient wskazany w potwierdzeniu jest administratorem danych powierzonych, a Mateusz Dąbrowski IT, Nieciecz 42, 08-470, Polska, NIP 5322115266 — procesorem (adres do doręczeń: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska). Jeśli klient sam jest procesorem, potwierdza upoważnienie administratora do dalszego powierzenia; niniejsze obowiązki stosuje się odpowiednio. Umowa jest zawierana elektronicznie wraz z kontem, bez dodatkowej opłaty, i obowiązuje przez świadczenie oraz zwrot i usuwanie danych, w tym ograniczoną retencję kopii.

Przedmiot i cel: techniczna obsługa fakturowania, przechowywanie, porządkowanie, odczyt, walidacja, przekształcanie do XML/PDF, przesyłanie do KSeF, uzgadnianie wyniku, eksport, zabezpieczenie, przywracanie i usunięcie. Nie przetwarzamy treści faktur do reklamy ani trenowania modeli.

2. Osoby i dane

Kategorie osób: klienci i kontrahenci klienta, jednoosobowi przedsiębiorcy, ich przedstawiciele i osoby kontaktowe, pracownicy wskazani w dokumentach oraz uprawnieni użytkownicy. Dane: imiona i nazwiska, nazwy, NIP i inne wymagane identyfikatory podatkowe, adresy, dane kontaktowe, rachunki, pozycje, kwoty i opisy transakcji, metadane faktur, XML, UPO, PDF, szkice i statusy. Poświadczenia KSeF i identyfikatory dostępu przetwarzamy wyłącznie dla uprawnionych operacji i ich bezpiecznego zakończenia.

Usługa nie wymaga danych z art. 9 lub 10 RODO ani kopii dokumentów tożsamości. Klient minimalizuje opisy i nie wprowadza takich danych bez uzgodnienia niezbędności, podstawy oraz dodatkowych zabezpieczeń. Przypadkowe umieszczenie danych wrażliwych nie wyłącza obowiązków ochrony procesora.

3. Instrukcje i poufność

Udokumentowane instrukcje obejmują umowę, konfigurację, autoryzowane działania w aplikacji i polecenia osoby upoważnionej przekazane bezpiecznym kanałem. Dotyczy to także ujawnień i transferów. Procesor nie ustala odrębnych celów dla danych powierzonych. Jeśli przetwarzanie wymaga prawa UE lub państwa członkowskiego, informuje klienta przed wykonaniem, o ile prawo tego nie zabrania.

Procesor niezwłocznie zawiadamia, jeśli jego zdaniem instrukcja narusza przepisy o ochronie danych, i wstrzymuje sporną czynność do wyjaśnienia. Dopuszcza do danych tylko osoby upoważnione, zobowiązane do poufności ustawowo lub umownie, w zakresie niezbędnym do zadania. Poufność trwa po zakończeniu współpracy.

4. Środki techniczne i organizacyjne — załącznik bezpieczeństwa

Środki dobieramy do ryzyka według art. 32 RODO i regularnie oceniamy: TLS w przesyle, prywatne obiekty z autoryzacją właściciela obszaru, weryfikacja tożsamości przez Clerk, ponowna weryfikacja dla zamknięcia i odłączenia, ograniczony dostęp operatora z aktualnym MFA, kontrola uprawnień KSeF oraz odseparowanie środowisk.

Poświadczenia KSeF i chronione pola są szyfrowane AES-GCM z kontekstem obszaru i celu, z identyfikacją klucza i kontrolowaną rotacją. Nie deklarujemy osobnego klucza dla każdego klienta. Klucze i kopie odzyskiwania przechowujemy poza repozytorium, z ograniczeniem dostępu. Treści faktur i sekrety nie należą do zwykłych logów ani metadanych Clerk.

Idempotencja operacji, limity żądań, sprawdzanie podpisów callbacków, kontrola integralności plików, audyt ważnych zmian, rozdzielone prywatne kopie i niezależny rejestr blokad/usunięć ograniczają skutki awarii. Przywracanie odbywa się w izolacji z zamkniętymi bramkami operacyjnymi, ponownym zastosowaniem usunięć i uzgodnieniem niepewnych wyników. Testujemy odtwarzanie i skuteczność zabezpieczeń. Nie deklarujemy certyfikacji ISO, bezawaryjności ani zatwierdzonego SLA.

5. Dalsi procesorzy i transfery

Klient udziela ogólnego pisemnego upoważnienia do korzystania z dalszych procesorów wymienionych w wykazie dostawców stanowiącym załącznik tej wersji. Wykaz wskazuje funkcje, dane, lokalizacje i status. Dostawca oznaczony jako niewłączony nie może otrzymać danych w ramach tej funkcji przed zakończeniem wymaganej weryfikacji.

O planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego procesora informujemy indywidualnie na trwałym nośniku co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem przez niego przetwarzania powierzonych danych. Zawiadomienie wskazuje dostawcę, funkcję, zakres danych, lokalizacje, zabezpieczenia i planowaną datę zmiany. Klient może w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić uzasadniony sprzeciw związany z ochroną danych. Wspólnie szukamy alternatywy; jeśli nie jest dostępna, klient może bez dodatkowych kosztów zakończyć dotkniętą usługę przed zmianą, otrzymać dane i proporcjonalny zwrot niewykorzystanej opłaty. Samo opublikowanie nowej listy nie zastępuje zawiadomienia.

Zawiadomienia o zmianach u dostawców przekazujemy klientowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od ich otrzymania. Krótsze zawiadomienie dostawcy nie skraca powyższych terminów klienta. Jeśli nie możemy zapewnić tych terminów lub rozwiązać sprzeciwu przed zmianą, uzgadniamy z dostawcą wyłączenie danych klienta z tej zmiany, a gdy nie jest to możliwe — kończymy korzystanie z dotkniętej usługi dostawcy dla tych danych przed zmianą, zapewniając klientowi zwrot danych i proporcjonalny zwrot niewykorzystanej opłaty. Dotyczy to również danych już przechowywanych; samo zatrzymanie nowych zapisów nie wystarcza. Niniejszy tryb dotyczy zmiany dalszych procesorów i nie skraca terminów zmiany regulaminu ani nie zmienia umów zawartych wcześniej.

Nakładamy na dalszego procesora co najmniej równoważne obowiązki ochrony danych w umowie i pozostajemy odpowiedzialni za ich wykonanie wobec klienta. Transfery poza EOG wymagają właściwej podstawy rozdziału V RODO, oceny jej zastosowania i środków uzupełniających, gdy potrzebne. Udostępniamy informacje o stosowanym mechanizmie i kopię zabezpieczeń z koniecznymi redakcjami.

6. Pomoc, żądania i naruszenia

Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, pomagamy realizować prawa osób, bezpieczeństwo, ocenę ryzyka i skutków oraz uprzednie konsultacje z organem (art. 32–36 RODO). Żądanie osoby dotyczące danych klienta przekazujemy klientowi bez zbędnej zwłoki; nie rozstrzygamy go samodzielnie bez instrukcji lub obowiązku prawnego. Pomoc konieczna do wykonania tych obowiązków nie może być uzależniona od uznaniowej opłaty.

O naruszeniu ochrony powierzonych danych zawiadamiamy klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu; celem operacyjnym jest pierwsze zawiadomienie w ciągu 24 godzin, nawet jeśli ustalenia są niepełne. Podajemy znany charakter, kategorie i przybliżoną liczbę osób i rekordów, możliwe skutki, działania zaradcze i kontakt. Przekazujemy dalsze informacje etapami, zabezpieczamy dowody i pomagamy w zgłoszeniach. Nie czekamy 72 godzin z poinformowaniem klienta. Klient decyduje o swoich zgłoszeniach do organu i osób. Kontakt: support@ksefcanvas.pl.

7. Informacje i audyty

Udostępniamy informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO, umożliwiamy audyty i inspekcje przez klienta lub upoważnionego niezależnego audytora i współpracujemy. Zwykle najpierw wykorzystujemy dokumenty i zdalne dowody, a termin oraz bezpieczny dostęp uzgadniamy z wyprzedzeniem. Nie wyłącza to inspekcji wymaganej prawem, po naruszeniu lub przy uzasadnionym podejrzeniu niezgodności. Chronimy przy tym sekrety i dane innych klientów. Uzgodnienia organizacyjne ani poufność nie mogą pozbawić prawa skutecznego audytu.

8. Zwrot i usunięcie

Według wyboru klienta po zakończeniu świadczenia zwracamy dane przez eksport i usuwamy kopie albo usuwamy bez zwrotu, chyba że prawo UE lub państwa członkowskiego wymaga przechowania. Standardowe zamknięcie zapewnia 30 dni na odczyt i eksport; wcześniejsze usunięcie lub inny sposób zwrotu można zlecić pomocy. Eksport zawiera dane robocze i zachowane dokumenty, nie obejmuje sekretów ani pełnych numerów kart.

Po terminie dane robocze podlegają usunięciu zgodnie z retencją. Krótkie odroczenie z powodu niepewnej operacji, aktywnego eksportu lub udokumentowanego obowiązku jest rejestrowane i przeglądane; nie jest bezterminową zgodą na przechowywanie. Kopie są izolowane od zwykłego użycia do ich wygaśnięcia. Przed uruchomieniem odtworzonego systemu ponownie stosujemy blokady i usunięcia. Na żądanie potwierdzamy zakończenie procesu oraz wskazujemy pozostałe kategorie, podstawę i termin. Własne dokumenty księgowe i dowody umowy operator przetwarza jako administrator, odrębnie od powierzonych treści faktur.

Informacja o prywatności

1. Administrator i role

Mateusz Dąbrowski IT, Nieciecz 42, 08-470, Polska, NIP 5322115266, jest administratorem danych konta, reprezentantów, własnych rozliczeń, korespondencji i bezpieczeństwa. Kontakt: support@ksefcanvas.pl; adres do doręczeń: ul. Firletki 25F lok. 1, 05-462 Wiązowna, Polska. Dla treści dokumentów klient określa cele i podstawy, a operator działa jako procesor zgodnie z umową powierzenia. Minister Finansów dla KSeF oraz dostawcy realizujący własne obowiązki prawne nie stają się z tego powodu dalszymi procesorami operatora.

2. Dane, cele i podstawy

Konto i umowa: identyfikator Clerk, zweryfikowany e-mail, dane firmy, reprezentanta, oświadczenia i utrwalone warunki — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) wobec osoby będącej stroną; wobec reprezentanta interes w zawarciu i obsłudze umowy z firmą (lit. f). Dane logowania otrzymujemy od Clerk, a przy wybranym Google login również z tego procesu; dane firmy mogą pochodzić z GUS. Nie pozyskujemy z Google zawartości poczty.

Rozliczenia: dane nabywcy, NIP, adres, faktury, korekty, kwoty i identyfikatory Stripe — wykonanie umowy (lit. b), obowiązki podatkowe i rachunkowe (lit. c), dochodzenie i obrona roszczeń (lit. f). Kartę i CVC podajesz Stripe; aplikacja ich nie przechowuje.

Pomoc i reklamacje: adres kontaktowy, treść zgłoszenia, metadane sprawy — obsługa umowy (lit. b), właściwe obowiązki prawne (lit. c), interes w obsłudze kontaktu z reprezentantem i ochronie roszczeń (lit. f). Bezpieczeństwo: IP, zdarzenia logowania i operacji, ograniczone logi, historia blokad i usunięć — interes w ochronie usługi, zapobieganiu nadużyciom i bezpiecznym odtwarzaniu (lit. f), rozliczalność obowiązków RODO (lit. c). Korespondencję obsługuje osobiście właściciel. Gdy otrzyma zbędne dane lub załącznik, ogranicza do nich dostęp, usuwa niepotrzebne kopie z obsługiwanej skrzynki i urządzeń oraz zachowuje wyłącznie niezbędny zapis obsługi sprawy. Usunięcie ze skrzynki nie oznacza natychmiastowego usunięcia kopii dostawcy; ich cykl opisuje wykaz dostawców.

Dane firmy, kontrahentów, produktów, faktur, rachunków i poświadczeń przetwarzane w imieniu klienta opisuje umowa powierzenia; to klient zapewnia ich podstawę i obowiązek informacyjny. Dane wymagane do konta i rozliczeń są konieczne do tych funkcji. Nieobowiązkowe dane w korespondencji podajesz dobrowolnie. Nie sprzedajemy danych i nie używamy faktur do reklamy ani profilowania marketingowego. Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie przez profilowanie.

3. Dostawcy i transfery

Załączony wykaz dostawców opisuje hosting DigitalOcean, bazę Neon/Databricks, Cloudflare/R2, Clerk, Stripe oraz korespondencję Google. Europejska baza i magazyn nie oznaczają wyłącznego przetwarzania w EOG: tożsamość, pomoc i płaszczyzny administracyjne mogą obejmować USA i inne państwa. Dla objętych nim transferów do certyfikowanych odbiorców w USA korzystamy z EU–US Data Privacy Framework (DPF); umowy dostawców określają dalsze przekazania i standardowe klauzule umowne tam, gdzie mają zastosowanie. Wykaz rozdziela aktywne usługi, funkcje wyłączone i tymczasową obsługę korespondencji. Informacje i kopię zastosowanych zabezpieczeń można otrzymać pod adresem kontaktowym. Odbiorcami mogą być także doradcy związani poufnością i organy uprawnione ustawowo.

4. Okresy i prawa

Okresy oraz kryteria wskazuje dołączona polityka retencji, oddzielnie dla treści klienta, dowodów umowy, rachunkowości, korespondencji, logów i kopii. Możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, a w ustawowym zakresie przeniesienia danych; możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeśli odrębna funkcja opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie. Akceptacja regulaminu nie jest zgodą marketingową.

Odpowiadamy na żądania co do zasady w ciągu miesiąca; gdy prawo dopuszcza przedłużenie, w tym terminie informujemy o przyczynie i czasie. Tożsamość potwierdzamy proporcjonalnie, nie wymagając rutynowo skanu dowodu. Dla danych powierzonych współpracujemy z klientem będącym administratorem. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

5. Przeglądarka i zmiany

Sesja Clerk, lokalny wybór obszaru i identyfikatory ponawianych płatności służą logowaniu, bezpieczeństwu i działaniu aplikacji. Nie włączamy reklamy ani nagrywania sesji; analityka niewymagana do usługi wymaga osobnej oceny i, gdy konieczne, zgody przed aktywacją. Zmiany informacji publikujemy w nowej wersji z datą; istotne zmiany komunikujemy indywidualnie. Dokumenty przyjęte przez klienta pozostają utrwalone w jego potwierdzeniu.

Polityka retencji, eksportu i usuwania

1. Dane robocze i eksport

Wygaśnięcie próby, brak płatności i anulowanie odnowienia nie usuwają danych. Dane firmy, kontrahentów, produktów, szablonów, szkiców, zachowane XML/UPO/PDF i statusy przechowujemy przez utrzymywanie obszaru. Zamknięcie rozpoczyna 30-dniowe okno odczytu i eksportu; po nim usuwamy dane robocze i pliki. Nie oznacza to automatycznego usunięcia z KSeF, ksiąg klienta ani skrzynek odbiorców.

Gotowy ZIP można pobrać przez siedem dni od przygotowania, jednak nie dłużej niż dostęp do obszaru przed usunięciem. Można utworzyć trzy archiwa w ciągu 24 godzin, jedno naraz; limit archiwum wynosi 250 MiB. Błąd lub przekroczenie limitu nie daje niepełnego archiwum udającego sukces. Przy większych zbiorach i realizacji praw ustawowych pomoc uzgadnia bezpłatny bezpieczny zwrot danych. Archiwum zawiera indeks dokumentów i sumy kontrolne; nie obejmuje poświadczeń KSeF ani sekretów płatności.

2. Usunięcie i wyjątki

Zamknięcie odłącza poświadczenia i zatrzymuje odnowienia; materiał potrzebny do uzgodnienia rozpoczętych niepewnych operacji jest izolowany do ich zakończenia, następnie usuwany. Trwający eksport, nieuzgodniona wysyłka lub płatność, prawny zakaz usunięcia albo niespójna wersja zasad odracza usunięcie, nie przywracając zwykłego korzystania. Każdą blokadę operator przegląda co 30 dni i usuwa przyczynę lub dokumentuje dalszą podstawę. Nie tworzymy nowej blokady prawnej po rozpoczęciu nieodwracalnego usuwania.

Wstrzymanie prawne ma wskazany zakres, podstawę, osobę odpowiedzialną, termin przeglądu i ograniczony dostęp. Jeśli techniczna blokada obejmuje cały obszar, operator wydziela tylko niezbędne dowody i zwalnia blokadę pozostałych danych. Na żądanie przekazujemy status, przyczynę odroczenia i potwierdzenie usunięcia, o ile prawo pozwala.

3. Kopie i odtworzenie

Cykl aplikacyjnych kopii wynosi 35 dni od utworzenia, a historia odtwarzania PostgreSQL — siedem dni. Blokada R2 na 35 dni chroni przed przedwczesnym skasowaniem; odrębne reguły wygaszają kopie po tym okresie, w tym kopie niekompletne. Operator kontroluje wykonanie i odnotowuje uzasadnione prawnie wyjątki. Czas tych kopii nie jest terminem usunięcia wszystkich rejestrów dostawców.

Usunięcie z aktywnej bazy nie usuwa natychmiast każdej kopii. Kopie pozostają odizolowane od zwykłego przetwarzania. Niezależny podpisany rejestr usunięć, blokad i anulowań jest stosowany przed wznowieniem pracy odtworzonego systemu. Nie odtwarzamy możliwości obciążania karty, użycia odłączonych poświadczeń ani dostępu do usuniętych danych tylko dlatego, że zawiera je starsza kopia.

4. Własne kategorie operatora

Dokumenty podatkowe i dowody rozliczeń przechowujemy do upływu właściwego przedawnienia zobowiązania podatkowego: zasadniczo pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zawieszeń i przerwań. Kategorie objęte ustawą o rachunkowości mają własne terminy, zwykle pięć lat liczone według tej ustawy; stosujemy ją tylko w zakresie dotyczącym operatora. Księgowość przypisuje konkretny koniec okresu dokumentom. Nie oznacza to zachowania wszystkich faktur klientów w aplikacji przez ten okres.

Potwierdzenia umowy, zamówień i oświadczeń oraz minimalne dowody reklamacji i rozliczeń przechowujemy przez wykonywanie umowy, następnie przez okres konieczny do roszczeń: zasadniczo trzy lata dla roszczeń związanych z działalnością, a sześć lat, gdy taki termin ma zastosowanie do konkretnego roszczenia; liczenie końca roku i zdarzenia zmieniające bieg terminu oceniamy indywidualnie. Co roku przeglądamy konieczność zachowania. Nie przechowujemy w tym celu treści faktur klientów ponad konieczny zakres.

Korespondencję pomocy usuwamy po 12 miesiącach od zamknięcia sprawy, chyba że niezbędna część stanowi dowód roszczenia lub obowiązku prawnego — wtedy przenosimy ją do ograniczonego rejestru z właściwym terminem. Zwykłe logi aplikacji mają limit 30 dni, audyt bezpieczeństwa 24 miesiące. Operator usuwa lub anonimizuje zbędne treści; pozostałe metadane identyfikacyjne także podlegają harmonogramowi.

Minimalna historia wykorzystania próby, zamknięcia, blokad i usunięć służy zapobieganiu nadużyciom i cofnięciu usunięcia przy odtworzeniu. Jest oddzielona od danych roboczych. Nie utrzymujemy jej bezterminowo: po ustaniu konta stosujemy okres dowodów umowy, a zapis potrzebny do blokowania odtworzenia co najmniej do wygaśnięcia ostatniej obejmującej dane kopii lub zgodnego z prawem zatrzymania. Klucze potrzebne do legalnie zachowanych kopii i podpisów utrzymujemy przez ich okres życia.

5. Dostawcy i wykonanie

Retencję tożsamości, płatności, korespondencji, hostingu i danych bezpieczeństwa dostawców opisuje wykaz dostawców. Termin usunięcia ZIP lub kopii aplikacji nie obejmuje automatycznie ich rejestrów. Okresy związane z zakończeniem umowy z dostawcą nie biegną od każdego zamknięcia obszaru. Wnioski o usunięcie składamy i weryfikujemy według właściwego zakresu; obowiązkowe rejestry finansowe Stripe oraz uzasadnione prawnie kopie mogą pozostać. Osobno wskazujemy ograniczenia tymczasowej skrzynki pomocy.

Zadania retencji aplikacji usuwają wygasłe eksporty, dane robocze i objęte harmonogramem rekordy operatora. Nie usuwają automatycznie poczty ani wszystkich logów dostawców. Operator prowadzi comiesięczny przegląd, obsługuje wyjątki i wykonuje pozostałe zadania według rejestru, z zapisem wykonania. Kontakt: support@ksefcanvas.pl.

Zamknięcie obszaru nie usuwa automatycznie tożsamości logowania w Clerk ani dowodów umowy i własnych dokumentów Stripe. Wniosek dotyczący tych danych obsługujemy osobno, po ustaleniu zakresu, podstawy zachowania i sposobu doręczenia pozostałych potwierdzeń. Nie obiecujemy jednoczesnego usunięcia danych u wszystkich odbiorców.

Wykaz dostawców i dalszych procesorów

1. Status wykazu

Wykaz według stanu na 28 września 2026 r. jest załącznikiem umowy powierzenia. Określa funkcje i zakres danych rzeczywiście używanych usług oraz funkcje wyłączone. Umowy standardowe wskazanych dostawców obejmują ich warunki przetwarzania; operator prowadzi rejestr kont i właściwych wersji. Nie deklarujemy, że wszystkie dane pozostają w UE. Zmiany dotyczące powierzonych danych podlegają procedurze zawiadomienia i sprzeciwu z umowy powierzenia.

2. Hosting i przechowywanie

DigitalOcean, LLC — API przetwarzające dane robocze, procesor / dalszy procesor. Aplikacje mają region Frankfurt; administracja, wsparcie i właściwi podwykonawcy mogą działać poza EOG. Warunki standardowe włączają DPA z 6 lutego 2026 r.; transfery do objętego certyfikacją odbiorcy USA opierają się na DPF, z przewidzianymi w DPA mechanizmami zastępczymi. Usuwanie po dezaktywacji konta ma termin 30 dni z wyjątkami prawnymi i dla odizolowanych kopii; nie jest to obietnica usunięcia każdego logu po zamknięciu obszaru. Źródła: https://www.digitalocean.com/legal/data-processing-agreement i https://www.digitalocean.com/trust/subprocessors.

Neon/Databricks — PostgreSQL i odtwarzanie, procesor / dalszy procesor. Dostawcą według aktualnych warunków Neon z 5 sierpnia 2026 r. jest Databricks, Inc.; Neon, LLC może rozliczać usługę w jego imieniu. Obowiązuje pakiet MCSA/DPA wskazany w tych warunkach. Bazy mają region AWS Frankfurt i siedmiodniową historię. Administracja i wsparcie obejmują także inne państwa. Certyfikacja DPF Databricks obejmuje Neon, LLC. Samodzielne usuwanie i zwrot danych uzupełnia procedura po zakończeniu umowy i pisemnym żądaniu; termin 30 dni nie zastępuje odrębnego cyklu historii bazy. Źródła: https://neon.com/platform-terms, https://www.databricks.com/legal/dpa i https://www.databricks.com/legal/databricks-subprocessors.

Cloudflare, Inc. — Pages, DNS, sieć, kontrola dostępu, R2 i routing poczty; procesor / dalszy procesor w odpowiednim zakresie. R2 ma prywatny dostęp i jurysdykcję UE; sieć, pomoc, routing i dane administracyjne mają zasięg globalny. Umowa samoobsługowa włącza DPA v6.4 z 3 kwietnia 2026 r. Rejestr DPF wskazywał 28 września aktywny udział z ponowną certyfikacją w trakcie przeglądu; nie oznaczamy przeglądu jako zakończonego. DPA reguluje transfery, dalszych odbiorców oraz zwrot/usunięcie po zakończeniu usługi z wyjątkami prawnymi. Rejestry dostępu bezpieczeństwa dostawcy mają odrębny okres 12 miesięcy. Źródła: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/ i https://www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/cloudflare-services/.

3. Tożsamość i płatności

Clerk, Inc. — tożsamość, e-mail weryfikacyjny, identyfikatory logowania, sesji i bezpieczeństwa; procesor dla usługi tożsamości, nie magazyn faktur ani poświadczeń KSeF. Instancje testowa i produkcyjna są odrębne. Tożsamość jest przetwarzana w USA; dalsze usługi poczty i pomocy wynikają z wykazu dostawcy. Warunki standardowe obejmują DPA, a odbiorca USA ma aktywną certyfikację DPF. DPA przewiduje usuwanie i starania o usunięcie pozostałych kopii w ciągu 90 dni od zakończenia umowy z Clerk; zamknięcie obszaru nie jest zakończeniem tej umowy ani automatycznym usunięciem tożsamości. Weryfikacja e-mail i MFA nie dowodzi umocowania do reprezentacji firmy. Źródła: https://clerk.com/legal/dpa i https://trust.clerk.com/.

Stripe — zwykłe Checkout, Billing i portal klienta, bez Managed Payments. Otrzymuje dane nabywcy Studio, karty, transakcji i subskrypcji, nie treści faktur wystawianych przez klientów ani poświadczenia KSeF. Dla polskiego konta właściwe podmioty obejmują Stripe Payments Europe, Limited i, według usługi regulowanej, Stripe Technology Europe, Limited. Stripe jest także odrębnym administratorem dla własnych obowiązków finansowych i przeciwdziałania oszustwom. Warunki obejmują DPA/DTA; odbiorca Stripe, LLC w USA ma aktywną certyfikację DPF. Obowiązki prawne, przeciwdziałanie oszustwom i reguły płatnicze mogą wymagać zachowania danych po zakończeniu relacji. Konto obsługuje również inne usługi operatora i zachowuje ich globalne dane kontaktowe; informacje o zakupie Studio wskazują KSeF Canvas i support@ksefcanvas.pl. Źródła: https://stripe.com/en-pl/legal/ssa, https://stripe.com/legal/dpa, https://stripe.com/legal/service-providers i https://stripe.com/en-pl/privacy.

4. Korespondencja i funkcje warunkowe

Cloudflare Email Routing przekazuje support@ksefcanvas.pl do osobistej skrzynki Gmail operatora. Właściciel potwierdził działające wysyłanie przez alias i odbiór oraz przyjął to rozwiązanie jako tymczasowe do końca 2026 r.; migracja do Google Workspace i uzupełnienie dokumentacji są zaplanowane do 31 grudnia 2026 r. Nie ujawniamy adresu prywatnego. Google może przetwarzać korespondencję poza EOG. Nie przedstawiamy tego konta jako objętego umową powierzenia Workspace; zastosowanie warunków przetwarzania, zabezpieczeń transferu i cyklu kopii tej skrzynki nie zostało niezależnie potwierdzone. Usunięcie przez właściciela nie dowodzi natychmiastowego usunięcia kopii dostawcy. Nie przesyłaj pełnych faktur ani sekretów zwykłym e-mailem; w razie potrzeby uzgodnimy bezpieczny kanał.

Poczta SMTP aplikacji jest wyłączona. Lettermint jest wskazany w przykładowej konfiguracji, a Resend występuje w starszej konfiguracji nieaktywnej. Nie oznacza to wysyłania im faktur przez aplikację. Włączenie wymaga ustalenia właściwego konta, umowy, lokalizacji, retencji, ustawień nadawcy i śledzenia oraz zastosowania procedury zmiany dostawców. Wyłączenie SMTP nie wyłącza wiadomości tożsamości Clerk ani płatniczych Stripe.

Sentry nie jest aktywnym odbiorcą telemetryki aplikacji. Niezbędne zdarzenia tożsamości, bezpieczeństwa i płatności nadal są obsługiwane przez właściwych dostawców. Nowa analityka, śledzenie lub dodatkowa usługa wymaga osobnej oceny przed aktywacją.

5. Odbiorcy niebędący dalszymi procesorami

Minister Finansów / KSeF otrzymuje faktury na polecenie uprawnionego klienta w ramach przepisów podatkowych. GUS udostępnia dane rejestrowe przy wyszukiwaniu NIP. Google wybrany jako dostawca logowania i skrzynki wskazane przez klienta działają także na podstawie własnych relacji z użytkownikiem. Skrzynka odbiorcy może znajdować się poza EOG. Nie traktujemy organów publicznych ani dowolnej skrzynki odbiorcy jako podwykonawcy hostingu. O zmianie dalszych procesorów informujemy zgodnie z umową powierzenia.

Oświadczenia

Oświadczam, że jestem przedsiębiorcą wskazanym w formularzu albo mam umocowanie do zawarcia w jego imieniu umowy o usługę i umowy powierzenia danych. NIP, dane GUS, logowanie ani posiadanie certyfikatu lub tokenu KSeF nie potwierdzają tego umocowania.

Żądam rozpoczęcia świadczenia usługi od razu. Wiem, że samo rozpoczęcie korzystania nie pozbawia mnie prawa odstąpienia opisanego w regulaminie. W ciągu 14 dni mogę odstąpić bez opłaty za wykorzystaną usługę.

Kupuję Studio za 24,60 zł brutto (20 zł netto, VAT 23%) miesięcznie. Zgadzam się na cykliczne obciążanie karty do czasu anulowania odnowienia. Anulowanie zatrzymuje przyszłe odnowienia; opłacony dostęp pozostaje do końca okresu. Zakup rozpoczyna płatny okres od razu, także przed końcem próby.